De facturen die je ontvangt kun je op verschillende manieren aan DizzyData aanleveren. Dat kan onder andere door het naar het specifieke e-mailadres van de administratie toe te sturen of door het handmatig in te slepen. Maar weet jij bijvoorbeeld… Welke typen bestanden je allemaal kan toesturen? Dat je ook via de DizzyData scan en herken app kan insturen? En dat je een ontvangstbevestiging kunt instellen? In dit artikel delen we 3 tips en handige weetjes voor het aanleveren van bestanden.

Verschillende bestandstypen

Er zijn een aantal bestandstypen die je kunt aanleveren. Deze zijn in te delen in de volgende groepen: documenten (zoals PDF-bestanden) en gegevensbestanden (zoals UBL-facturen). Bij gegevensbestanden leest DizzyData het bestand direct uit. Deze bestanden verschijnen daarom ook niet in het sorteerscherm, maar worden direct in het inkoop- of verkoopscherm gezet.

Voor de groep documenten kun je de volgende bestanden insturen:

• Gescande of digitaal gegenereerde documenten, zoals PDF-, BMP-, JPG-/JPEG- en PNG-bestanden.
• Microsoft Office documenten, zoals:  XLS-/XLSX-bestanden (Excel) en DOC-/DOCX-bestanden (Word).

Voor de groep gegevensbestanden kun je de volgende bestanden insturen:

• E-facturen (digitale facturen), zoals UBL2-/XML-bestanden.

Voor alle bestanden geldt dat er een limiet is op de bestandsgrootte. Je kunt namelijk bestanden insturen van maximaal 25 MB.

DizzyData scan en herken app

Heb je veel bonnetjes? Dan raden we onze scan en herken app aan. Inloggen doe je met dezelfde inloggegevens als waarmee je op de website inlogt. 

Zodra je ingelogd bent kom je direct bij de camera functie uit. Daarmee maak je een foto van je bonnetje. De app herkent automatisch het bonnetje en lijnt deze uit. Heb je een foto gemaakt? Dan kan je deze ook nog bijsnijden. Om dat te doen klik je op ‘Bewerk foto’. Als de foto goed gelukt is dan klik je op ‘Done’.  Je kunt daarna nog een extra pagina aan de scan toevoegen. Klik op ‘Opslaan’ en vervolgens op de naam van de administratie waar je het bonnetje naartoe wil sturen. Zodra je op ‘Verzenden’ drukt zal de scan verzonden worden naar de administratie. Je kunt meteen een nieuwe scan maken door op ‘Nieuwe Scan’ te klikken.

In het menu kan je nog eens kijken naar je uploads. Zodra je daarop klikt en op de naam van de administratie klikt, zie je een lijstje met de scans die je via de app naar de administratie hebt toegestuurd. Hierin zie je het ID van de scan, de datum waarop je deze hebt gemaakt/ingestuurd en de status. Is er iets mis met de scan? En stuur je daarover een ticket in? Vermeld dan altijd het ID nummer. Zo kunnen wij je nog sneller helpen.

Goed om te weten: Het loont om met de DizzyData App één pagina per scan in te sturen. Deze worden dan in een split-second verwerkt. Stuur je meerdere pagina’s /foto’s tegelijk in dan neemt de bestandsgrootte snel toe (foto’s ansicht zijn vaak al een aantal MB) en bestaat de kans dat de verwerking langer duurt. Kortom maak je een foto van een pagina? Sla deze dan direct op en verzend hem. 

Ontvangstbevestigingen instellen

Als je bestanden aanlevert wil je natuurlijk weten of deze goed zijn aangekomen. Je kunt daarvoor ontvangstbevestigingen instellen. Standaard krijgt degene die een bestand instuurt al een ontvangstbevestiging, maar het is ook mogelijk om een kopie van deze ontvangstbevestiging te ontvangen. Je kunt dit instellen in het Beheer -> Administraties en dan onder het kopje ‘Notificaties’. Vul het e-mailadres waar je de kopie op wilt ontvangen in bij ‘Stuur kopie ontvangstbevestiging naar’.

Je kunt er ook voor kiezen om enkel een “ontvangstbevestiging” te ontvangen als er daadwerkelijk iets fout is gegaan bij het verwerken van de factuur. Zet dan de optie ‘Stuur ontvangstbevestiging enkel bij foutmeldingen’ aan. Dit is natuurlijk ook in te stellen als je een kopie van de ontvangstbevestiging wilt hebben. Zet in dat geval dan de optie ‘Stuur kopie ontvangstbevestiging enkel bij foutmeldingen’ aan. 

Je kunt de ontvangstbevestigingen overigens ook uitzetten. Handig voor als je wilt dat een leverancier die rechtstreeks aanlevert niet steeds een melding krijgt. Hetzelfde kan op gebruikersniveau. Dat kan via Beheer -> Gebruikers. Kies dan de gebruiker waarop je dit wilt instellen. Je kunt op gebruikersniveau instellen of de gebruiker helemaal geen ontvangstbevestigingen ontvangt of enkel bij foutmeldingen.

Ook goed om te weten: Bij het aanleveren van facturen via de mail is ons advies om altijd het DizzyData administratie e-mailadres in het ‘Aan’-vakje te zetten en deze niet in de CC of BCC te zetten. Als deze namelijk in de CC of BCC staat, dan kan het voorkomen dat deze niet  wordt ontvangen. Dat wil je natuurlijk niet hebben! Dus mocht je je factuur willen toesturen en zeker willen weten dat deze binnenkomt, zet deze dan in het ‘Aan’-vakje.