In het online-archief van DizzyData staan alle documenten veilig opgeslagen. Maar er zijn ook nog andere handige functionaliteiten in het archief. Welke dat zijn? Dat ontdek je in deze praktische video.

Alle ingestuurde bestanden belanden uiteindelijk in het archief. Facturen belanden hier nadat ze zijn doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Overige bestanden belanden hier direct in de categorie die in het sorteerscherm was gekozen.

Door op het sorteericoon achter de kolomnaam te klikken kan de volgorde worden bepaald waarin de facturen worden getoond.

Filteren in het archief 

Er zijn meerdere manieren om te filteren welke gegevens worden getoond. Door in het eerste veld te klikken kan worden gefilterd op de periode. Dit kan zijn:

• 1e of 2e half jaar
• per kwartaal
• per maand

Bij de optie 'Zoek' kan worden gefilterd op:

• Factuurnummer
• Boekstuknummer
• Relatie
• Bedrag
• Project
• Grootboekrekening
• Kostenplaats
• In autorisatie
• Afgekeurd

Vervolgens kan worden aangegeven of dit:

• Gelijk aan (=) de ingestelde waarde moet zijn
• Groter of gelijk aan (>=) de ingestelde waarde moet zijn
• Kleiner of gelijk aan (<=) de ingestelde waarde moet zijn
• Ongelijk aan (<>) de ingestelde waarde moet zijn
• Tussen de ingestelde waarden moet zijn
• Alle waarden moet zijn

Door op de knop 'Zoek' te klikken wordt het filter vervolgens toegepast. Bij de opties "In autorisatie" en "Afgekeurd" zullen geen verdere selectie mogelijkheden worden getoond.

Factuur bekijken in het archief

Als de factuur in het archief wordt aangeklikt, dan wordt deze geopend en kan deze eventueel worden gedownload () of geprint (). Iedere afgehandelde factuur zal in de linker bovenhoek een boekingsstempel hebben, en aan de rechterkant, indien dit van toepassing is, een fiatteringsstempel. In de administratie-instellingen kan worden ingesteld dat er een rapport wordt toegevoegd aan de factuur in het archief. Hierin staat in het kort de boeking die naar het boekhoudprogramma is doorgestuurd.

Meerdere documenten tegelijk openen 

Om meerdere documenten tegelijk te open (of printen) kan je deze voor de regel aanvinken en vervolgens kiezen voor 'Open documenten' (om alle documenten te selecteren vink je het vakje bovenin naast bestandsnaam aan). De documenten worden dan vervolgens allemaal in één venster geopend en achterelkaar gezet zodat ze in één keer kunnen worden geprint of gedownload.

Facturen in fiattering

Als in de administratie wordt gewerkt met de optie fiattering, dan zal de factuur, na het verwerken in de inkoopviewer, naar het archief worden verplaatst. Als de factuur nog niet volledig is afgehandeld (en nog moet worden gefiatteerd) dan staat er een grijze punt achter de factuur. Als je met de muis hier overheen gaat, dan is te zien bij wie deze factuur staat te wachten (dit kunnen ook meerdere personen zijn).

Als een factuur (een eerste keer) afgekeurd wordt, dan zal deze in het archief een rode punt krijgen. De factuur staat op dit punt nog steeds in het werkoverzicht van de betrokken medewerker en deze kan hem alsnog goedkeuren of definitief afkeuren (waarna de factuur kan worden verwijderd in het archief).

Pagina's toevoegen

Het is mogelijk om pagina's aan documenten in het archief toe te voegen. Dit kan worden gedaan via het plusje (). Daarnaast is het mogelijk om facturen uit het archief te verwijderen via het kruisje (). Archief- en fiatteringsgebruikers hebben niet het recht om facturen te wissen. Voor verwerkingsgebruikers is dit optioneel uit te zetten via de optie "Gebruiker mag niet verwijderen in Archief" bij het onderhoud van de gebruiker.

Het archief is vanuit het boekhoudprogramma te benaderen. Afhankelijk van het gekoppelde boekhoudprogramma kan dit een link zijn naar het archief of de gehele PDF.

• Naar AFAS zijn er twee mogelijkheden, namelijk de link in een vrij tekstveld en/of de PDF in een Dossier Item.
• In Cash is dit een link onder de PDF knop.
• In Exact Online stuurt DizzyData bij het boeken de PDF zelf mee (zichtbaar onder de boeking).
• In Twinfield is dit een link in een vrij tekstveld. In Twinfield moet eerst nog een instelling aangemaakt worden.
• In UNIT4 moet er op de link geklikt worden bovenaan de gemaakte boeking.
• In Snelstart stuurt DizzyData bij het boeken de PDF zelf mee.

Overige documenttypen

In het sorteerscherm zijn diverse documenttypen te kiezen waar DizzyData niets anders mee doet dan direct archiveren. Deze zullen op basis van de in het sorteerscherm gekozen (verplichte) datum naar jaartal worden gearchiveerd. In het archief zullen deze een door DizzyData gegenereerd nummer krijgen als naam. Met het potloodje () aan het einde van de regel kan de naam van het bestand worden aangepast.