Aan iedere administratie is een e-mailadres gekoppeld (Beheer -> Administraties -> Open de administratie). Dit e-mailadres kan naar eigen inzicht gewijzigd worden mits het e-mailadres op .###@dizzydata.nl eindigt (waarbij ### het klantnummer is). Het gedeelte .###@dizzydata.nl is voor alle administraties binnen de omgeving gelijk. Dit masker wordt geforceerd, maar in overleg met de helpdesk kan hier van afgeweken worden.

Versturen

Alleen in DizzyData bekende- en geautoriseerde gebruikers mogen documenten insturen naar administraties. Een gebruiker is geautoriseerd wanneer deze:

• Is aangemaakt in Beheer -> Gebruikers;
• Eén of meerdere e-mailadressen bevat;
• Rechten heeft op de betreffende administratie.

Crediteuren in de administraties zijn automatisch geautoriseerd wanneer de crediteurkaart het e-mailadres bevat waarvan de documenten worden ingestuurd.

Controle afzender uitzetten

Door middel van de functie 'Controle op afzender uitschakelen' is per administratie de controle op afzender volledig uit te schakelen. De functie is in het Beheer, bij de administraties, te vinden. Let wel op dat het belang van de controle in het sorteerscherm flink toeneemt.

Versturen vanaf een Smartphone/iPhone

Voor versturen van af een Android/iPhone telefoon is de DizzyData App beschikbaar. Natuurlijk kunnen er ook andere apps gebruikt worden die gewoon de foto e-mailen. Let er dan vooral op of de foto scherp, zoveel mogelijk schermvullend, en zoveel mogelijk kreukvrij is. Document-scanopties kunnen helpen om het contrast te verhogen, maar die kunnen ook te ver doorslaan, omdat ze meer bedoeld zijn voor opnieuw printen dan voor tekstherkenning.

Versturen vanaf een scanner/multifunctional

Het is mogelijk om direct vanaf de scanner of multifunctional naar DizzyData te e-mailen. Let daarbij echter op de volgende punten:

• Zorg dat het e-mailadres van de scanner/multifunctional geautoriseerd is;
• Standaard wordt de ontvangstbevestiging teruggestuurd naar de afzender. Dit kan bij scanners problemen geven, omdat het daar ingestelde adres geen inbox heeft of niet bestaat. Dit kun je oplossen door:
  • Aan het adres dat op de scanner staat ingesteld een inbox koppelen die je ergens kunt openen;
  • Aan het adres dat op de scanner staat ingesteld een re-direct koppelen die e-mails aan een bestaand adres doorstuurt.
  • De functie Kopie Ontvangstbevestiging (bij Beheer -> Administraties) gebruiken om alle ontvangstbevestigingen (of enkel die met foutmeldingen) ook naar een secundair e-mailadres te sturen.
    
    

BCC/CC

Ook goed om te weten: Bij het aanleveren van facturen via de mail is ons advies om altijd het DizzyData administratie e-mailadres in het ‘Aan’-vakje te zetten en deze niet in de CC of BCC te zetten. Als deze namelijk in de CC of BCC staat, dan kan het voorkomen dat deze niet  wordt ontvangen. Dat wil je natuurlijk niet hebben! Dus mocht je je factuur willen toesturen en zeker willen weten dat deze binnenkomt, zet deze dan in het ‘Aan’-vakje.