Voor Expert/M wordt in DizzyData de UBL export gebruikt.

Bij het aanmaken van een dossier wordt een koppeling met de UBL export gemaakt. Dit kan worden gerealiseerd bij het onderdeel "Gekoppelde systemen". Na het aanmaken van de basisgegevens en het opslaan verschijnt onderstaand kader onder onder de knop Administratie opslaan:

 

Door op de knop  te drukken wordt er een pop-up geopend waar u de koppeling van uw keuze kunt selecteren.

 

 

Kies in de geopende popup als systeem 'UBL'. Het kan zijn dat deze optie bij u hernoemt is naar Expert/M. Dit maakt geen verschil.


  1. Stamgegevens delen:Kies hier voor 'Genereer nieuwe' OF kies bestaande stamgegevens (Bij bestaande stamgegevens kan je de stappen overslaan tot stap 4).
    • 'Genereer nieuwe' houdt in dat er nieuwe stamgegevens gebruikt worden bij dit dossier/administratie. 
    • Als er hier bestaande stamgegevens geselecteerd worden, dan worden alle gegevens (Relaties / BTW / Periode etc.) over alle dossiers/administraties die die stamgegevens hebben gebruikt. Dit houdt in dat als in Dossier 1/Administratie 1 een relatie wordt aangemaakt deze ook in Dossier 2/Administratie 2 bestaat als deze dezelfde stamgegevens hebben
  2. Stamgegevens omschrijving: Vul hier een omschrijving in voor de stamgegevens.
  3. Stamgegevens delen: Kies hier een dossier/administratie om de stamgegevens uit te kopiëren of laat dit veld leeg.
  4. Verstuur UBL naar: Kies een methode (In dit geval is enkel Email te selecteren).
  5. E-mailadres: Hier wordt het e-mailadres ingevuld waarnaar de boekingen als UBL gestuurd worden na het boeken (en eventueel fiattering).
    • Als alternatief voor e-mail kunnen de UBL bestanden ook uit het archief gedownload worden. Het is echter wel nodig hier een e-mailadres in te vullen (al hoeft deze niet per se te bestaan).

 

Na het opslaan kan enkel nog het e-mailadres gewijzigd worden. Dit is i.v.m. de koppeling aan een stamgegevens dataset waar het dossier mee werkt. Het is wel mogelijk om de koppeling te verwijderen en opnieuw aan te leggen. Dan is ook de eerder gebruikte stamgegevens dataset weer te kiezen.

 

UBL instellingen


Na het koppelen verschijnen er meer instellingen specifiek voor de UBL koppeling.



  • Standaard betalingstermijn: Vul bij nieuwe leveranciers of klanten alvast een betalingstermijn (in dagen) in. Deze betalingstermijn bepaalt ook de vervaldatum. De betalingstermijn is per leverancier of klant aan te passen

  • Fiattering inkoopfacturen: Activeer de goedkeuringsmodule. Pas na goedkeuring wordt de UBL verzonden. Om dit verder te kunnen inrichten is het wel eerst nodig om minimaal een autorisatiegebruiker te hebben (of een gebruiker die tevens autorisatierechten heeft). Ook heeft u zelf de instelling 'Autorisatieregels wijzigen' nodig op uw eigen gebruiker.

  • Vervaldatum aanpassen bij het fiatteren: De vervaldatum van de boeking kan tijdens het goedkeuren worden aangepast (mits deze ook op de gebruiker aan staat).

  • Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm: In de viewer kan bij een boeking de goedkeuringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de goedkeuring worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de gelijknamige optie aan staat.

  • Grootboek aanpassen tijdens fiatteren: De grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen kunnen tijdens het goedkeuren worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.

  • Sla alle schermen over ongeacht de compleetheid van gegevens - Als deze optie aangevinkt staat, dan worden alle schermen (sorteerscherm, inkoop/verkoopscherm, fiatteringsscherm (indien van toepassing)) overgeslagen. Dit zal ook gebeuren als de gegevens nog incompleet zijn.

  • Gebruik standaard relaties: (in ontwikkeling) Leveranciers en klanten kunnen op basis van een algemene lijst worden voorgesteld, wanneer deze niet in het dossier bekend zijn. Als deze relaties worden gewijzigd zal deze in de gebuikte stamgegevens dataset worden opgeslagen.

  • Gebruik standaard BTW-codes - Bij het aanvinken van deze functie zullen er standaard BTW codes gebruikt worden (21%, 6%, 0%)

  • Gebruik standaard valutas - Bij het aanvinken van deze functie zal er een standaard valuta tabel gebruikt worden

  • Stuur PDF mee in UBL - Zet deze aan voor Expert/M! Het PDF bestand zal in de UBL bijgevoegd zijn.

  • Gebruik referentie grootboekschema - Voor UBL administraties werken we met RGS (Referentie GrootboekSchema) waarmee u zelf kunt kiezen hoe uitgebreid u de grootboek rekeningen wilt hebben, u kunt zien wat deze niveaus betekenen in RGS2_0.xlsx
    Het is mogelijk voor support om een eigen Grootboekschema in te lezen. Kies dan niet deze optie, maar stuur een Excel met naam en nummer per grootboek (en de naam van het dossier) naar support@dizzydata.com

    • Niveaus van grootboekschemas

  • Niveau 0: Geen grootboekschema gebruiken
  • Niveau 2: meest basale grootboekschema
  • Niveau 3: Normale grootboekschema, te vergelijken met wat een boekhoudpakket als grootboekrekening zou voorstellen
  • Niveau 4: Geavanceerd grootboekschema, 1000+ grootboekrekeningen
  • Niveau 5: Meest specifieke grootboekschema, ~1300 grootboekrekeningen

 

Instellingen in Expert/M Plus


Voor het verwerken van de UBL bestande stelt u de bestandslocaties in.

 

Deze staan onder Configuratie -> Gekoppelde documenten.


 

 

Voorbeeld instellingen:


 

Tip: Via diensten zoals ifttt.com of zapier.com is het mogelijk om per e-mail binnenkomende bijlagen op Outlook of Gmail direct in Google Drive, Dropbox of OneDrive op te slaan. Koppelt u dit weer aan de juiste lokale map, dan hoeft u de UBL bestanden niet handmatig hier naartoe te slepen. (Vanwege de vele mogelijkheden en configuraties buiten de software van DizzyData kunnen wij hier geen support op leveren.)