Let op! Bij het omzetten van de koppeling naar AFAS Online, dien je de koppeling te verwijderen. Vergeet hierbij niet om het token eerst te kopiëren. Daarna kun je de koppeling opnieuw maken en hierbij te kiezen voor 'AFAS Online'. Vervolgens kan op de normale manier zoals hieronder gekoppeld worden.

De koppeling met AFAS wordt gelegd in het Beheer, bij de administratie instellingen. Het kader 'Gekoppelde systemen' staat direct onder de knop 'Administratie opslaan' en zal bij een nieuwe administratie pas zichtbaar zijn als deze is opgeslagen.

Voordat de AFAS koppeling gelegd kan worden, moet er in AFAS een AppConnector worden aangemaakt. In de AppConnector wordt een token gegenereerd om mee te koppelen. De stappen in AFAS staan lager op deze pagina beschreven. In het geval van een eigen AFAS installatie dienen de Profit Services geïnstalleerd en over internet benaderbaar te zijn.

Door op de knop  te drukken wordt er een pop-up geopend waar je het boekhoudpakket van jouw keuze kunt selecteren.

Kies bij systeem voor 'AFAS'. Een gebruikersnaam en het wachtwoord zijn niet meer nodig. Het koppelen van een AFAS-administratie gebeurt met een token. Dit staat lager op deze pagina beschreven. Het is belangrijk om de omgeving goed in te vullen. DizzyData heeft dit nodig om te weten of administraties in dezelfde AFAS-omgeving zitten of juist niet. Als alles is ingevuld kun je deze gegevens controleren door op het icoontje (  ) te klikken achter de regel met de administratiecode. Als alles correct is ingevuld zal de regel achter 'Administratiecode' geel worden en kan hier de naam van de administratie worden ingegeven.

Punten van aandacht:

• Gebruikersnaam en wachtwoord zijn niet nodig, tenzij je een lokale AFAS-installatie gebruikt waar nog niet met tokens gekoppeld kan worden.
• Zorg dat de omgevingscode klopt (inclusief de letters, dus bijvoorbeeld: O12345AA).
• Als je een eigen lokale AFAS-installatie hebt, hoeft de code niet aan het O12345AA masker te voldoen. Wordt dit wél geforceerd, neem dan contact op met de helpdesk.

AFAS instellingen

Na het koppelen van AFAS kun je de specifieke instellingen voor AFAS instellen:

• Standaard betalingstermijn inkoop & verkoop - Dit is een standaardcrediteur en debiteurinstelling om dit veld niet meer in te hoeven vullen bij het aanmaken van een nieuwe relatie als de betalingstermijn toch vaak hetzelfde is. Het blijft gewoon mogelijk de betalingstermijn per relatie aan te passen, dit is enkel een suggestie bij aanmaken. Als de administratie net gekoppeld is zijn de betalingstermijnen nog niet beschikbaar, omdat deze uit Exact worden opgehaald. Deze instelling kan op een later moment ingesteld worden.
  
• AFAS omgeving vrijgesteld van BTW - Deze instelling moet overeenkomen met de omgevingseigenschap "BTW vrijstelling" in AFAS. Als je alleen in DizzyData de administratie wilt vrijstellen kies je 'Administratie vrijgesteld van BTW'
• Activeer kostenplaatsen - Met deze instelling maak je het mogelijk om bij het boeken gebruik te maken van kostenplaatsen (verbijzonderings-assen).
• Fiattering inkoopfacturen - Deze optie activeert de functionaliteit om gebruik te maken van de fiattering van inkoopfacturen. Deze optie moet ook aanstaan bij de gebruiker voordat deze kan fiatteren.
• Betalingen blokkeren in AFAS - Zet deze optie aan als je betalingen in AFAS wilt blokkeren. Als je een procuratieschema in AFAS gebruikt, dan zal hij hier gebruik van maken.
• Vervaldatum aanpassen bij fiatteren - Als deze optie wordt aangevinkt is het mogelijk om de vervaldatum aan te passen tijdens het fiatteren. De instelling moet ook voor de gebruiker worden aangezet.
• Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm - In de viewer kan bij een boeking de fiatteringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de fiattering worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de optie 'Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm' is aangevinkt.
• Grootboek aanpassen tijdens fiatteren - Tijdens het fiatteren mogen de grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.
• Koppelen vrije tekst - Koppel de vrije tekst welke in AFAS is ingesteld voor een link naar het DizzyData archief. (Deze optie is niet beschikbaar in een AFAS Small Business omgeving).
• Dossier Item Type Inkoop - Deze instelling is om bij een boeking de PDF van de factuur in een DossierItem toe te voegen. Vul hier het type nummer in van het gemaakte DossierItem. De waarden die voorgesteld worden zijn het meest gebruikelijk, maar check de instellingen in AFAS voor de juiste waarden.
• Dossier Item Type Verkoop - Deze instelling is om bij een boeking de pdf van de factuur in een DossierItem toe te voegen. Vul hier het type nummer in van het gemaakte DossierItem. De waarden die voorgesteld worden zijn het meest gebruikelijk, maar check de instellingen in AFAS voor de juiste waarden.

Overige punten van aandacht binnen AFAS

Per AFAS omgeving moeten een aantal werkzaamheden worden uitgevoerd om een succesvolle koppeling tot stand te kunnen brengen.

• Het koppelen met een AFAS omgeving gebeurt op basis van een AppConnector in AFAS met DizzyData GetConnectoren. De meest recente GetConnectoren kan je hier downloaden.
• In een AFAS Small Business licentie is het niet mogelijk om met vreemde valuta te werken. DizzyData zal facturen daarom in euro's boeken.
• In een Small Business licentie is alleen het standaard dossier item voor inkoopfacturen beschikbaar. Je kunt bij Dossier Item Type inkoop -5 intypen. Verkoop is niet mogelijk.

Administratie vrijgesteld van BTW

Er zijn voor AFAS twee instellingen die met BTW vrijstelling te maken hebben:

• 'Administratie vrijgesteld van BTW' (bij de Basisgegevens, onder het BTW nummer veld).
• 'AFAS omgeving vrijgesteld van BTW' (bij de AFAS instellingen, na het koppelen onder 'Gekoppelde systemen').

De eerste instelling zorgt ervoor dat DizzyData geen BTW meer herkent en voorstelt. Deze instelling staat los van eventuele AFAS instellingen. De tweede instelling geeft aan dat in AFAS zelf de omgeving is vrijgesteld van BTW. Dit kan DizzyData namelijk niet zelf zien (AFAS verbergt de functionaliteit, maar DizzyData ontvangt in een import gewoon alle gegevens)

Wat in te stellen: 

• Is je AFAS omgeving vrijgesteld van BTW, stel dan 'AFAS omgeving vrijgesteld van BTW' in. De andere instelling gaat ook vanzelf aan. DizzyData zal geen BTW meer herkennen én niet meer boeken.
• Is je AFAS omgeving niet vrijgesteld (bijvoorbeeld omdat er ook administraties zonder vrijstelling in zitten), zet dan alleen 'Administratie vrijgesteld van BTW' aan. DizzyData zal geen BTW meer herkennen en op basis van het grootboek bepalen of er géén BTW-code of een BTW 0%-code ingevuld moet worden.

Instellingen in AFAS (eenmalig per omgeving)

Stap 1: Rechten instellen op koppelgebruiker

Als eerste moeten de rechten worden ingesteld binnen AFAS. Hiervoor moet een gebruikersgroep worden gemaakt met de juiste rechten. Hiervoor moeten een aantal stappen worden doorlopen:

1. Open de Autorisatie Tool in het menu [Algemeen -> Beheer -> Autorisatie Tool] en maak een nieuwe groep aan op het tabblad 'Onderhoud groepen'. Voor het gemak en overzicht adviseren wij deze groep de naam DizzyData te geven en als omschrijving 'DizzyData App Connector'. Zet vervolgens de toegang aan voor de optie 'App connector'.

In de Small business licentie is onderstaande instelling direct op de gebruiker.

Contoleer ook op de gebruiker waarmee je ingelogd bent of App connector aangevinkt staat. Anders kun je deze straks niet instellen.

2. Ga vervolgens naar het tabblad Autorisatie en geef rechten op de volgende opties:

• Algemeen
• Connectoren
• Gebruikerstokens
• GetConnectoren
• UpdateConnectoren

In de Small Business licentie mist deze instelling. Dit is in dat geval ook niet nodig.

3. Voeg op het tabblad 'Gebruikers in groep' de gebruiker(s) toe die rechten moeten hebben. Om alle gebruikers te zien moet het vinkje onderaan het scherm bij 'Alleen geselecteerde gebruikers tonen' worden uitgezet.

4. Dubbelklik op de gebruiker die zojuist toegang heeft gekregen en controleer of bij de gebruiker 'Profit Windows' is aangevinkt op het tabblad Applicaties.

Mocht je met een andere gebruiker gaan koppelen dan de gebruiker waarmee je momenteel ingelogd bent, stel bovenstaande dan ook in op uw huidige gebruiker. Anders mis je de rechten om de AppConnector in te richten.

5. Nadat de gebruikersrechten zijn ingesteld, dien je de GetConnectoren te importeren. De meest recente GetConnectoren kun je hier downloaden.

Vanaf 13 januari 2022 is actie-autorisatie van toepassing op de knoppen Importeren en Exporteren van definities, zoals GetConnectoren. Voordat je de GetConnectoren kunt importeren in Afas moeten deze acties eerst geautoriseerd worden. Standaard zijn deze acties namelijk niet geautoriseerd. Om de acties zichtbaar te maken, moet je deze autoriseren. Dat doe je als volgt:

• Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool. 
• Selecteer de gewenste gebruikersgroep.
• Ga naar het tabblad: Autorisatie.
• Open Algemeen / Beheer / Definitie / Acties.
• Klik op 'Importeren getconnectoren' en selecteer 'Toegestaan'.

Pak de zip met de connectoren uit in een map op je computer die vanuit AFAS te bereiken is (bijvoorbeeld op je bureaublad). Ga daarna in AFAS naar 'GetConnectoren Beheren' [Algemeen -> Uitvoer -> Beheer -> GetConnector] of [Algemeen -> Beheer -> GetConnector] bij Small Business. Klik op Importeren, Map en zoek de map op waar de GetConnectoren in zijn uitgepakt. Na voltooien worden ze geïmporteerd.

Bij Small Business zal er een import fout op Newviews_Valuta worden gegeven. Die kun je negeren.

6. Nu kan de App Connector worden aangemaakt. Ga hiervoor naar het menu [Algemeen -> Beheer -> App Connector] en kies voor de optie 'Nieuw'.

Geef als omschrijving en gebruikersgroep DizzyData en kies 'Voltooien' om dit op te slaan. 

Na het opslaan zullen de eigenschappen van de App Connector worden geopend en kan deze verder worden ingesteld.

Ga als eerste naar het tabblad GetConnectoren en kies de connectoren die via de app gebruikt mogen worden via de knop 'Nieuw'.

Als volgende stap worden de UpdateConnectoren ingesteld.

Ga ten slotte naar het tabblad Algemeen en vink de optie 'Geblokkeerd' uit om de App Connector te kunnen gebruiken.

Als de rechten zijn ingesteld en de AppConnector is aangemaakt kan de koppeling in DizzyData worden gelegd. Ga hiervoor naar Beheer in Dizzydata en open de administratie waar een koppeling moet worden gelegd. Als je al een koppeling hebt gelegd, klik dan bij gekoppelde systemen op de knop om de koppeling aan te passen. Sluit AFAS nog niet, de token moet nog aangemaakt worden.

Een gebruikersnaam en wachtwoord zijn niet meer nodig, alleen een token. Deze moet vanuit AFAS worden gegenereerd. Ga hiervoor in AFAS naar het menu [Algemeen -> Beheer -> App Connector] en open de eerder gemaakte App Connector met de naam DizzyData. Kies voor het tabblad Gebruikerstokens en vervolgens de knop 'Nieuw'.

Kies de gebruiker en geef een omschrijving in. Druk vervolgens op de knop volgende. Het scherm met de token wordt nu getoond.

LET OP: De gegenereerde token kan niet nogmaals worden opgeroepen. Kopieer de token dus en sla deze eventueel (veilig) op.

Als de token is gekopieerd kan dit scherm worden gesloten met de knop Voltooien.

Klik terug in het algemene AppConnector-scherm op OK. Bij annuleren gaat de gemaakte token alsnog verloren!

De gekopieerde token kan nu in DizzyData worden geplakt in het veld Token in de koppeling van de administratie en de administratie kan worden gekozen.