Let op: Om de koppeling met Exact Online te leggen is het voorlopig nodig om op het domein https://my.newviews.nl in te loggen. Voor de verdere functionaliteiten is https://app.dizzydata.nl wél geschikt.

 

De koppeling met Exact Online wordt gelegd in het Beheer, bij de administratie instellingen. Het kader 'Gekoppelde systemen' staat direct onder de knop 'Administratie opslaan' en zal bij een nieuwe administratie pas zichtbaar zijn als deze is opgeslagen.

 

 

Door op de knop  te drukken wordt er een pop-up geopend waar je het boekhoudpakket van je keuze kunt selecteren.

 

 


Bij systeem kies je voor Exact Online en vervolgens klik je op het refresh icoontje (  )  naast de gebruikersnaam (zonder iets in te vullen). Er zal een nieuw venster worden geopend met de inloggegevens voor Exact Online:

 

 

Let op: Standaard zal de browser de pop-up blokkeren. Dit is bij Firefox en Chrome rechts in de adresbalk te zien. Bij Internet Expolorer/Edge onderin het scherm. Als de DizzyData pop-up altijd wordt toegestaan moet deze mogelijk een 2e keer geopend worden.

 

Vul in bovenstaand venster de gebruikersnaam en wachtwoord in van de gebruiker waarmee wordt gekoppeld. Die gebruiker moet voldoende rechten in Exact Online hebben om in de te koppelen administratie te kunnen werken. Na het correct inloggen in Exact Online en het bevestigen dat DizzyData toegang mag krijgen, mag de pop-up gesloten worden.


Terug bij het 'Extern Systeem koppelen' in DizzyData zal het veld 'Administratiecode' geel worden. Hiervoor hoeft niet op de knop achter de regel administratiecode geklikt te worden. Zoek de administratie door in het gele veld de naam van de administratie te typen. Het nummer wijkt namelijk af van de nummering in Exact Online zelf. Na het kiezen en opslaan is de administratie gekoppeld.

 

Tip: Als de gebruikersnaam al (goed) is ingevuld, klik dan niet achter de gebruiker op de knop  , maar doe dit direct bij de administratie. Het veld wordt direct geel en er kan naar de administratie gezocht worden.

  

Exact Online instellingen


Na het koppelen van Exact Online kun je de specifieke instellingen voor Exact Online instellen:



  • Standaard betalingstermijn inkoop & verkoop - Dit is een standaardcrediteur en debiteurinstelling om dit veld niet meer in te hoeven vullen bij het aanmaken van een nieuwe relatie als de betalingstermijn toch vaak hetzelfde is. Het blijft gewoon mogelijk de betalingstermijn per relatie aan te passen, dit is enkel een suggestie bij aanmaken. Als de administratie net gekoppeld is zijn de betalingstermijnen nog niet beschikbaar, omdat deze uit Exact worden opgehaald. Deze instelling kan op een later moment ingesteld worden.
  • Activeer projecten & kostenplaatsen - Met deze instelling maak je het mogelijk om bij het boeken gebruik te maken van projecten en kostenplaatsen.
  • Activeer kostendragers - Boeken op kostendragers wordt mogelijk.
  • Fiattering inkoopfacturen - Activeer de fiattering/autorisatie module.
    Tip: Zorg dat eerst op de huidige gebruiker 'Autorisatie regels wijzigen' aan staat (om de autorisatie ook in te kunnen richten) én dat er minimaal een autorisatiegebruiker bestaat (of gebruiker met de optie 'Betalingsautorisatie'). DizzyData zal dan direct bij aanvinken van deze instelling een suggestie voor een algemene 'catch-all' regel doen.
  • Boeking pas verzenden na fiatteren - Dit is alleen van toepassing bij Twinfield
  • Vervaldatum aanpassen bij fiatteren - Indien aangevinkt kan de vervaldatum worden aangepast bij het fiatteren. De instelling ook worden aangezet bij het onderhoud van de gebruiker.
  • Fiatteringsdatum bepaalt periode - Omdat de facturen pas na de fiattering worden verzonden, bestaat de kans dat de periode in Exact Online inmiddels al gesloten is. Door in de huidige periode te boeken is de kans groot dat de periode nog open is.
  • Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm - In de viewer kan bij een boeking de fiatteringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de fiattering worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de optie "Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm" is aangevinkt.
  • Grootboek aanpassen tijdens fiatteren - Tijdens het fiatteren mogen de grootboekrekeningen, projecten, kostenplaatsen en kostendragers worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.
  • Factuurnummer versturen als boekstuknummer bij verkoopfacturen - Bij verkoopfacturen kan het wenselijk zijn dat de boekstuknummers overeenkomen, bij het aanzetten van deze functie zal het boekstuknummer wat Exact Online gebruikt gedicteerd worden door het factuurnummer. 
  • Uitgestelde posten - Zet deze optie aan als je transitorische posten hebt in je Exact Online administratie. Dit moet in Exact Online ook aanstaan. Hiermee kan je een factuur over een aantal periodes verdelen. Dit werkt alleen voor inkoop, uitgestelde omzet ondersteunt DizzyData niet.


Overige punten van aandacht binnen Exact Online

  • BTW codes: DizzyData importeert geen BTW codes van het type "Inclusief " omdat DizzyData zelf volgens de "Exclusief" logica werkt. Zorg er daarom voor dat van de benodigde BTW codes in Exact Online ook een exclusief variant beschikbaar is.
    Als alternatief op de rekenmachine die Exact in feite in de btw-codes heeft, zit er in DizzyData een rekenmachine in de bruto bedragen velden en het totaalbedrag veld. Door bijvoorbeeld 100/1,21 in te vullen en het veld te verlaten wordt dit direct uitgerekend.
  • Dagboeken: Omdat in Exact Online niet echt een standaard inkoop- en verkoopdagboek voorkomt, zullen de standaard voorgestelde dagboeken waarschijnlijk niet kloppen. Controleer dus bij de basisinstellingen de dagboeken nogmaals.
    • Werk je met meerdere dagboeken (bijvoorbeeld meerdere inkoopboeken), dan is dit in DizzyData in te richten door twee administraties met dezelfde Exact administratie te koppelen, maar met een verschillend dagboek.
  • Afwijkende fiattering: Omdat het voor DizzyData niet mogelijk is om een boeking in Exact Online aan te passen zal de gehele factuur pas na fiattering (mits deze in ingeschakeld) worden verzonden.
    • Indien je regelmatig de periodes snel na afloop afsluit kan het zijn dat een factuur nog in fiattering staat. Als gevolg hiervan is de factuur niet meer te boeken.. Dit kan voorkomen worden met de instelling "Fiatteerdatum bepaald de periode". Hiermee zal de periode altijd gelijk worden geteld aan het moment van verzenden naar Exact Online.