Je kan op twee manieren de afbeelding van de factuur aan de boeking in AFAS koppelen:

• Dossier Items;
• Vrije tekst.

In de vrije tekst wordt een link naar de PDF op de DizzyData server geplaatst. Dit is een alternatief voor het DossierItem, maar kan ook ernaast gebuikt worden. Om Dossier Items in te stellen, klik hier.

Vanuit DizzyData wordt een link met boekingen meegestuurd naar AFAS. In AFAS moet hiervoor een vrij veld worden ingesteld van het type URL met een lengte van 255 karakters. Dit vrije veld kan vervolgens in de boekingslayout worden opgenomen zodat de link bij de boeking zichtbaar wordt. Deze instelling kan als alternatief worden gebruikt voor de optie Dossier Items, maar kan er ook naast worden gebruikt. In een AFAS Small Business licentie is het instellen van vrije velden en aanpassen van de boekingslayout niet mogelijk.

Vrije veld instellen

Om de vrije velden in AFAS in te stellen open je Management Tool in het menu Algemeen -> Beheer -> Management Tool. Open de regel Financiële mutaties door hier dubbel op te klikken. Het is belangrijk dat er geen andere gebruiker bezig is met financiële mutaties omdat anders de instellingen niet kunnen worden opgeslagen. Als je zeker weet dat er geen andere gebruikers actief zijn in dit onderdeel, dan kun je bij de melding voor Ja kiezen.

Om een vrij veld toe te voegen kies je aan de rechterkant in de lijst van velden voor nieuw en stel je het vrije veld in:

Veldtype: Webadres.

Label: DizzyData archief (dit mag ook een eigen gekozen naam zijn). De waarde van het label stel je vervolgens in DizzyData in.

Kolomtekst: DizzyData archief (dit mag ook een eigen gekozen naam zijn).  Dit wordt de waarde in de boekingslayout.

Veldlengte: 255

Klik vervolgens op OK en sluit Management Tool. Kies vervolgens voor het opnieuw openen van de omgeving als hierom wordt gevraagd.

Let op: Eenmaal aangemaakt is het vrije veld (deels) niet meer aan te passen. Indien het vrije veld opnieuw wordt aangemaakt, moet de DizzyData helpdesk de koppeling opnieuw instellen, ook al wordt voor dezelfde naam gekozen.

Meer algemene informatie over vrije velden is te vinden in de AFAS Knowledge Base.

Boekingslayout instellen

Het vrije tekstveld kun je op meerdere plekken aan de boekingslayout van een financiële mutatie toevoegen. Als voorbeeld zal hier het veld worden toegevoegd aan het overzicht van de financiële mutaties in het inkoopboek.

Ga naar het menu Financieel -> Grootboek -> Dagboek en open het Inkoopboek door hier dubbel op te klikken. Kies aan de linkerkant voor de tab Mutaties en vervolgens vanuit het menu Weergave voor de optie "Nieuwe weergave".

Bij het venster dat nu verschijnt kies je voor het aanmaken van een nieuwe layout op basis van een bestaande weergave en klik je op volgende. Geef een duidelijke herkenbare naam in en klik nogmaals op volgende.

In de wizard kun je de vrije velden aan de linkerkant openklappen en met de knop  kun je het veld toevoegen aan de boekingslayout.

Met de knoppen bovenaan kun je de volgorde waarin de velden worden getoond aanpassen:

 : Verwijder het geselecteerde veld

 : Zet het veld bovenaan in de lijst

 : Verplaats het veld 1 regel omhoog

 : Verplaats het veld 1 regel omlaag

 : Zet het veld onderaan in de lijst

Klik op voltooien als het veld is toegevoegd en op de juiste plaats staat.

Koppelen van vrije veld met DizzyData

Het koppelen van het vrije veld in DizzyData doe je in het onderhoud van de administratie in beheer.  Als je de betreffende administratie hebt geopend scroll je naar beneden naar het onderdeel AFAS instellingen. Hier kun je naast de Dossier Items ook het vrije tekst veld koppelen. Voer de naam van het veld in en druk op de knop koppelen. Als het veld correct is gekoppeld zal er een groen vinkje verschijnen achter de knop koppelen.