Je kan op twee manieren de afbeelding van de factuur aan de boeking in AFAS koppelen:
- Dossier Items;
- Vrije tekst.
In de vrije tekst wordt een link naar de PDF op de DizzyData server geplaatst. Dit is een alternatief voor het DossierItem, maar kan ook ernaast gebuikt worden. Om vrije tekst in te stellen, klik hier.
Dossier Items
DizzyData stuurt de factuur zelf als PDF mee naar AFAS en zet deze in een Dossier Item. Dit Dossier Item is gekoppeld aan de boeking én de relatie. Afhankelijk van je AFAS Licentie kan opslag beperkt zijn. Houd hier rekening mee! In AFAS Small Business vind je deze instellingen niet. Het standaard Dossier Item type voor inkoopfacturen is wél aanwezig. Stel -5 in het DizzyData beheer in en het type wordt in AFAS automatisch geactiveerd bij de eerste boeking.
Voor AFAS Small Business, kijk onderaan de pagina
Inrichten van Dossier Item voor DizzyData in AFAS
Voor inkoopfacturen kan het al bestaande type -5 gebruikt worden. Hiervoor zijn in AFAS geen instellingen nodig. Voor verkoopfacturen moet wel een Dossier Item Type worden aangemaakt. Dit wordt hieronder beschreven.
Eventueel kan natuurlijk ook voor inkoop een apart Dossier Item Type worden aangemaakt en het is ook mogelijk één type voor zowel inkoop als verkoop te maken.
Ga in AFAS naar CRM -> Dossier -> Inrichting -> Type dossieritem en klik op Nieuw. Geef een herkenbare naam (Bijvoorbeeld 'Factuur DizzyData') en zet de volgende vinkjes aan bij:
- Dossieritems nummeren
- Bestand koppelen
- Optioneel (aangeraden): Bijlage dossieritem automatisch openen
Klik vervolgens op Volgende en dan op Voltooien.
Zoek nu het zojuist aangemaakte type Dossier Item, open deze door er dubbel op te klikken en ga naar het tabblad Bestemming.
Als je dit type enkel voor de verkoopfacturen gaat gebruiken (en -5 voor de inkoop), kies dan 'Verkooprelatie + verkoopfactuur' en kies '2. Verplicht' of '4. Een van deze verplicht.'
In bovenstaand voorbeeld wordt een Dossier Item type gemaakt wat bij zowel de inkoop als de verkoop kan worden gebruikt. Hier moet bij 'Verkooprelatie + verkoopfactuur' en 'Inkooprelatie + Inkoopfactuur' dan '4. Een van deze verplicht' gekozen worden.
Klik vervolgens op "OK" om de instellingen op te slaan en de AFAS kant is klaar
Inrichten van Dossier Item in DizzyData
Let op! Het type 34 hierboven is een voorbeeld. Je kunt in AFAS zien welk nummer het Type DossierItem voor verkoopfacturen in jouw omgeving heeft. -5 Is wel altijd beschikbaar (alleen voor inkoop).
De koppeling is gelegd, zodra het Dossier Item Type nummer ingevuld en opgeslagen is. Er wordt echter geen check uitgevoerd of dit het correcte nummer is dus in geval van twijfel, dien je het zelf te controleren. De instelling is als alternatief voor de vrije tekst te gebruiken, maar kan er ook naast gebruikt worden. Als je één Dossier Item Type voor zowel de inkoop- als verkoopfacturen aan maakt, dan vul je in beide velden hetzelfde in.
Punten van aandacht in AFAS
Voor het standaard type -5 (inkoopfacturen) moet in AFAS de functie 'Facturen in omloop' aan staan. Deze kun je instellen in Algemeen -> Omgeving -> Beheer -> Eigenschappen -> tab Activering. Dit stelt het activeren van een workflow bij het aanmaken van een factuur in, maar zolang er geen workflows zijn ingericht heeft het verder geen invloed. Meestal staat dit goed ingesteld. Mocht het standaard type -5 ingesteld staan en er komen geen Dossier Items binnen, controleer dit dan alsnog.
Indien de fiattering door middel van workflows in AFAS wordt gebruikt, dan zal het type -5 de workflow activeren, maar ook direct de factuur goedkeuren. Als DizzyData facturen de workflow niet mogen activeren dan kan er een apart DossierItem type worden aangemaakt (i.p.v. -5). Is dit wel de bedoeling, stel dan in DizzyData 'Betalingen blokkeren in AFAS' in (Beheer -> Administratie -> AFAS Instellingen).
In een AFAS Small Business licentie kunnen de Dossier Item Typen niet worden ingesteld, maar de Dossier Items bestaan wel. De standaard typen zijn beschikbaar en worden bij het eerste gebruik geactiveerd. Het type nummer voor inkoopfacturen is -5. Verkoopfacturen worden in een AFAS Small Business licentie niet ondersteund. Bij een AFAS Small Business licentie moet in DizzyData het Dossier Type Inkoop worden ingesteld op -5. In AFAS zijn geen verdere instellingen nodig.
In andere AFAS licenties is het type -5 ook beschikbaar maar is deze gekoppeld aan de workflow functionaliteit (Facturen in omloop). Deze moet dan ook aan staan.