Voor het instellen van de fiattering is een aantal instellingen nodig:

Autorisatiegebruikers aanmaken of super- of verwerkingsgebruikers activeren voor fiattering bij het onderhoud van de gebruikers in beheer

Autorisatiegebruikers kunnen in de fiatteringsregels worden ingesteld, waarna facturen die aan die regel voldoen na verzending bij die gebruiker in het werkoverzicht belanden voor fiattering. Er zijn twee typen autorisatiegebruikers. Autorisatie kan worden ingesteld voor autorisatiegebruikers (dit zijn altijd externe gebruikers), verwerkingsgebruikers (dit kunnen interne of externe gebruikers zijn) of supergebruikers (dit zijn altijd interne gebruikers). Op de pagina Typen Gebruikers kun je meer informatie vinden over het aanmaken en instellen van de gebruikers.

Aangeven welke gebruikers de autorisatieregels mogen wijzigen

Zowel bij supergebruikers als bij verwerkingsgebruikers kan deze instelling worden aangezet:

• Supergebruikers: Supergebruikers zien alle instellingen in het beheer en kunnen deze ook wijzigen. Het kader 'Fiattering van inkoopfacturen' bij de instellingen van een administratie is hier een uitzondering op. Standaard kunnen de instellingen alleen ingezien worden. Om deze ook te wijzigen moet ook bij een supergebruiker het vinkje 'Autorisatie regels wijzigen' aan staan. Natuurlijk kan een supergebruiker zichzelf hier rechten geven.
• Verwerkingsgebruikers: Een verwerkingsgebruiker in het beheer geen administraties zien of bewerken. Zodra echter het vinkje 'Autorisatie regels wijzigen' aan staat, zijn de administraties waar de gebruiker rechten op heeft wel zichtbaar in het beheer. Bij het openen is vervolgens alleen het kader 'Fiatteren van inkoopfacturen' zichtbaar.

De fiattering bij de instellingen van de administratie moet worden aangezet in het blok voor de instellingen van het boekhoudprogramma

Zodra dit vinkje aan wordt aangezet wordt er een extra blok getoond voor het aanmaken van de fiatteringsregels. Als de gebruiker rechten heeft om de fiatteringsregels aan te passen is de knop zichtbaar. Zonder deze instelling ontbreekt deze knop en kunnen alleen de reeds aangemaakte fiatteringsregels worden bekeken. Met het vergrootglas  in de rechter bovenhoek kan er een export worden gemaakt van de bestaande fiatteringsregels in een Excel-bestand.

De regels voor fiattering instellen

Met de knop 'Nieuwe regel' kan een nieuwe fiatteringsregel worden aangemaakt. Het is aan te raden om de regel een herkenbare naam te geven. Het scherm bestaat uit 2 delen, ALS (de voorwaarde waaraan voldaan moet worden) en DAN (de actie die moet worden uitgevoerd).

ALS

Bij de ALS voorwaarde kunnen een aantal velden worden gekozen waaraan voldaan moet worden. Er kan worden gekozen uit:

• Crediteurencode
• Grootboek
• Kostenplaats
• Totaalbedrag
• Project

Als operator heb je de keuze uit:

• =     Gelijk aan
• <>   Ongelijk aan 
• >     Groter dan
• <     Kleiner dan
• <=   Kleiner dan of gelijk aan
• >=   Groter dan of gelijk aan

De optie EN/OF/NVT is alleen van toepassing als er meerdere voorwaarden worden gesteld waaraan voldaan moet worden. Zodra voor de een van de opties EN / OF wordt gekozen zal er een 2e ALS regel verschijnen:

• EN    Aan alle voorwaarden moet worden voldaan
• OF    Aan een van de voorwaarden moet worden voldaan
• NVT  Als er maar 1 voorwaarde is

De voorwaarden kunnen uiteraard ook worden gecombineerd zoals bijvoorbeeld grootboekrekening=4060 en crediteurencode=3000.

DAN

Voor het blok DAN zijn er 3 fiatteringsfases in te stellen:

• Fiatteren 1
• Fiatteren 2
• Fiatteren 3

Ook hier is een EN/OF/NVT instelling te maken. Als er maar 1 fiatteur is in een bepaalde fase, dan heeft deze instelling geen invloed.

Als het noodzakelijk is dat IEDERE factuur wordt gefiatteerd kan dit op de volgende manier worden ingesteld:

ALS  Bedrag >=  0 

Gecombineerde voorwaarden

Als bij een gecombineerde voorwaarde aan meerdere voorwaarden moet worden voldaan moeten deze allemaal worden benoemd als combinatie. Bijvoorbeeld:

Crediteur = 1200 of crediteur = 1201 en Grootboekrekening = 4200 of grootboekrekening=4300

Voor deze selectie zou de ALS regel er als volgt uit moeten zien:

Let goed op de plaatsing van de EN / OF per regel

Het is belangrijk om op de volgorde van aanmaken te letten. De regels zullen altijd van onder af worden gelezen. Als aan de voorwaarden van een regel wordt voldaan zullen alle hogere regels worden genegeerd. Daarom zal de bovenstaande voorwaarde ALTIJD bovenaan de lijst staan, omdat iedere factuur per definitie hier aan voldoet.

In het geval dat de regels in een verkeerde volgorde zijn aangemaakt is de volgorde eenvoudig aan te passen door de regel waar het om gaat naar de juiste plaats te slepen en daar los te laten:

Als de gebruiker rechten heeft om de fiatteringsregels te wijzigen zal achter de omschrijving van de fiatteringsregel de optie staan om deze te wijzigen  of te verwijderen.