Crediteuren worden primair herkend op het BTW nummer en/of IBAN nummer als deze op de factuur wordt herkend. Een andere belangrijke combinatie is KvK nummer in combinatie met de crediteurennaam. De naam van de crediteur wordt opgehaald uit de database van de Kamer van Koophandel op basis van het op de factuur gevonden KvK nummer. Voorwaarde is wel dat de geregistreerde naam overeen moet komen met de naam op de factuur.


Bij het aanmaken of wijzigen van een crediteur kun je velden aantreffen die geel gekleurd zijn. Dit zijn suggesties voor het verrijken van de crediteurengegevens, maar deze zijn nog niet opgeslagen in de database. De geel gekleurde velden moeten daarom altijd worden gecontroleerd. Tijdens het herkenningsproces wordt ook de database van de Kamer van Koophandel geraadpleegd om op basis van het KvK nummer meer gegevens te vinden dan op de factuur vermeld staan. Deze gegevens worden dan ook voorgesteld om op te slaan. Als deze gegevens afwijken van de gegevens op de factuur, dan krijgen de op de factuur gevonden gegevens prioriteit.


Debiteuren kunnen op basis van dezelfde gegevens als crediteuren worden herkend, al is de kans van bijvoorbeeld een BTW-nummer op de factuur een stuk kleiner bij debiteuren. Omdat op een verkoopfactuur slechts een heel beperkte hoeveelheid aan informatie beschikbaar is kunnen debiteuren ook worden herkend op alleen de postcode. Als op de factuur een debiteurennummer vermeld staat kan de debiteur ook op basis hiervan worden herkend. Door in Beheer -> Administraties de stamgegevens van de eigen administratie in te vullen voorkom je dat deze worden gekoppeld aan nieuwe debiteuren of crediteuren. Bijkomend voordeel van het invullen van het KvK nummer is dat, als deze tijdens de herkenning wordt gevonden, in het sorteerscherm de factuur dan al als verkoopfactuur wordt voorgesteld.


Bij AFAS is voor nieuwe relaties een adres verplicht. Bij herkenning op basis van het KvK-nummer suggereren wij het adres en kan je dus zeer snel nieuwe relaties aanmaken.



Hoe werkt de herkenning precies?

De herkenning van documenten in DizzyData gebeurt in een aantal stappen. Als eerste wordt bepaald wat voor soort document het is:


Herkenning als inkoop of verkoopfactuur

De factuur wordt aangemerkt als verkoopfactuur als (op volgorde):

  1. Het gevonden KvK-nummer overeenkomt met het KvK-nummer van de administratie dat ingesteld staat in het beheer.
  2. Er geen crediteur gevonden wordt, maar hierna wél een debiteur.

Als is bepaald of het een verkoop- of inkoopfactuur is, dan wordt gekeken of de crediteur herkend kan worden.


Herkenning crediteuren (op volgorde)

  1. BTW-nummer dat gevonden wordt op de factuur.

  2. IBAN of bankrekeningnummer op de factuur.

  3. Combinatie 'Crediteurennaam' en 'KvK-nummer'. De naam van de crediteur is opgehaald uit de database van de Kamer van Koophandel op basis van het op de factuur gevonden KvK-nummer en deze komt overeen met de op de factuur gevonden naam.
  4. KvK-nummer +
    1. E-mail
    2. Website
  5. Postcode + 
    1. E-mail
    2. Website
    3. KvK-nummer
  6. Telefoonnummer.


Herkenning debiteuren (op volgorde)

  1. BTW-nummer.
  2. IBAN- of bankrekeningnummer.

  3. Postcode (als een postcode op meerdere debiteuren bestaat, wordt deze postcode uitgesloten van herkenning).

  4. Adres.

  5. Debiteurennummer (mag ook als klantnummer op de factuur staan).

  6. KvK-nummer.


Als BTW-nummer, IBAN, bankrekening, KvK-nummer en postcode in het beheer bij de administratie staan ingevuld, dan weet DizzyData dat deze niet van een crediteur of debiteur zijn en wordt voorkomen dat hierop herkend wordt.