Om een optimaal resultaat te behalen in de herkenning zijn er een aantal punten waarop gelet kan worden. Als er verkoopfacturen worden ingesteld, dan kan worden voorkomen dat deze als inkoopfacturen worden herkend. Zorg ervoor dat in het beheer de eigen bedrijfsgegevens zijn ingevuld. Bij de herkenning zal eerst worden gekeken of de gevonden gegevens voorkomen bij de administratie-instellingen. Als hier de velden 'BTW nummer', 'IBAN' en 'KVK nummer' worden gevonden, dan worden deze herkende gegevens genegeerd.

Naast de gegevens in het beheer moeten ook de crediteuren zo optimaal mogelijk worden aangemaakt. Dit betekent dat ook hier zo veel mogelijk van de gegevens gevuld moeten zijn. De belangrijkste velden hierin zijn:

• BTW-nummer
• KvK-nummer
• IBAN

Let er op dat bij een koppeling met AFAS het adres een verplicht veld is en ingevuld moet worden. Dit moet in ieder geval een geldige plaatsnaam bevatten.

Ingestuurde documenten 

DizzyData kan meerdere type documenten herkennen. De meest gangbare soorten die verwerkt kunnen worden, zijn:

• Portable Document Format (.PDF)
• Word documenten (.DOC en .DOCX)
• Spreadsheet bestanden (.XLS en .XLSX)
• Afbeeldingsbestanden (.JPG, PNG, BMP)

Steeds meer leveranciers hebben de mogelijkheid om E-facturen aan te leveren, herkenbaar aan de extensie .XML of .UBL. Deze bestanden hebben de voorkeur, omdat hier geen herkenning voor nodig is en de kwaliteitsscore dus altijd 100% zal zijn. Als naast de E-Factuur ook een PDF-bestand wordt meegestuurd zal het XML-bestand worden ingelezen en de PDF gearchiveerd.

Als E-facturen niet beschikbaar zijn, dan verdienen digitale facturen de voorkeur. Dit zijn facturen die direct vanuit de leverancier digitaal aangeleverd worden, en dus niet eerst hoeven te worden gescand. Deze geven in de herkenning over het algemeen een goed resultaat in de herkenning en een kwaliteitsscore van 85% tot 100% is haalbaar.

Als E-facturen of digitale facturen niet beschikbaar zijn zullen de hardcopy facturen moeten worden gescand. Een aantal aandachtspunten bij het (zelf) scannen van facturen zijn:

• Zorg dat de facturen met een resolutie van 300 DPI worden gescand. Een hogere resolutie heeft geen toegevoegde waarde en zal er alleen maar voor zorgen dat de bestanden groter worden. Een lagere resolutie zorgt ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten minder zal worden.
• Als een document wordt gescand, zorg er dan voor dat deze niet is beschadigd of gekreukeld. Hoe beter het origineel is, des te beter zal het uiteindelijke scanresultaat zijn.
• Het is aan te raden om als er notities (of stempels) op het document worden geplaatst, hiervoor zo veel mogelijk de beschikbare wit ruimte op het document voor te gebruiken. Geschreven tekst die door de bestaande tekst heen gaat zal de kwaliteit van de scan van het document negatief beïnvloeden.

Als je gebruikmaakt van een smartphone of tablet om foto's te maken van documenten en deze wilt insturen, dan zijn er ook een aantal aandachtspunten waarop gelet kan worden:

• Als je kassabonnen scant is het aan te raden om per scan 1 kassabon te scannen. Bij voorkeur op een egale achtergrond door er een vel papier overheen te leggen. Als er gebruik wordt gemaakt van de DizzyData App dan heeft een donkere achtergrond de voorkeur, omdat dit het beste resultaat geeft in de app.
• Zorg ervoor dat de foto scherp is en probeer het volledige bereik van de camera te benutten voor de afbeelding. Hiermee wordt bedoeld dat je de foto van de afbeelding zo gedetailleerd mogelijk in beeld brengt.

• Om ervoor te zorgen dat de tekst optimaal op de foto komt is het aan te raden om de foto te maken in de lengterichting van het document. Hiermee wordt bedoeld dat als het document recht voor je ligt je de camera niet dwars draait, maar ook in de lengterichting van het document hebt.
• Probeer te vermijden dat er nog andere objecten op de foto aanwezig zijn, dus bij voorkeur zo veel mogelijk tekst.
• Indien deze aanwezig is, kun je gebruikmaken van de speciale documenten-instelling op de camera waarmee je de foto maakt.