Bij het aanmaken van een administratie moet ook een koppeling worden gelegd met het boekhoudprogramma. Dit kan worden gerealiseerd bij het onderdeel "Gekoppelde systemen".
Door op de knop 
te drukken wordt er een pop-up geopend waar je de koppeling van je keuze kunt selecteren.
Je kunt hier kiezen voor UBL om een koppeling te leggen via het sturen van een UBL bestand naar een e-mailadres. Bij systeem kies je dan voor UBL waarna je een aantal opties krijgt.
Stamgegevens delen: Kies hier voor 'Genereer nieuwe' OF kies bestaande stamgegevens (Bij bestaande stamgegevens kan je de stappen overslaan tot stap 4).
'Genereer nieuwe' houdt in dat er nieuwe stamgegevens gebruikt worden bij deze administratie.
Als er hier bestaande stamgegevens geselecteerd worden, dan worden alle gegevens (Relaties / BTW / Periode etc.) over alle administraties die die stamgegevens hebben gebruikt. Dit houdt in dat als in Administratie 1 een relatie wordt aangemaakt deze ook in Administratie 2 bestaat als deze dezelfde stamgegevens hebben.
Stamgegevens omschrijving: Vul hier een omschrijving in voor de stamgegevens.
Stamgegevens delen: Kies hier een administratie om de stamgegevens uit te kopiëren of laat dit veld leeg.
Verstuur UBL naar: Kies een methode (In dit geval is enkel Email te selecteren).
E-mailadres: Hier wordt het e-mailadres ingevuld waarnaar de boekingen als UBL gestuurd worden na het boeken (en eventueel fiattering).
Als alternatief voor e-mail kunnen de UBL bestanden ook uit het archief gedownload worden. Het is echter wel nodig hier een e-mailadres in te vullen (al hoeft deze niet per se te bestaan).
UBL instellingen
Na het koppelen van UBL kan je nu een aantal specifieke instellingen doen voor de administratie.
Standaard betalingstermijn inkoop & verkoop - Dit is een standaardcrediteur en debiteurinstelling om dit veld niet meer in te hoeven vullen bij het aanmaken van een nieuwe relatie als de betalingstermijn toch vaak hetzelfde is. Het blijft gewoon mogelijk de betalingstermijn per relatie aan te passen, dit is enkel een suggestie bij aanmaken. Als de administratie net gekoppeld is zijn de betalingstermijnen nog niet beschikbaar, omdat deze uit Exact worden opgehaald. Deze instelling kan op een later moment ingesteld worden.
Fiattering inkoopfacturen - Deze optie activeert de functionaliteit om gebruik te maken van de fiattering van inkoopfacturen. Deze optie moet ook aanstaan bij de gebruiker voordat deze kan fiatteren.
Vervaldatum aanpassen bij het fiatteren - Deze optie zorgt er voor dat u de vervaldatum van de boeking aan kunt passen tijdens de autorisatie
Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm - In de viewer kan bij een boeking de fiatteringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de fiattering worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de optie "Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm" is aangevinkt.
Grootboek aanpassen tijdens fiatteren - Tijdens het fiatteren mogen de grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.
Sla alle schermen over ongeacht de compleetheid van gegevens - Als deze optie aangevinkt staat, dan worden alle schermen (sorteerscherm, inkoop/verkoopscherm, fiatteringsscherm (indien van toepassing)) overgeslagen. Dit zal ook gebeuren als de gegevens nog incompleet zijn.
Gebruik standaard relaties - Dit vinkje zorgt ervoor dat de standaard relaties die wij zelf aanvullen gebruikt kunnen worden voor deze UBL administratie. Het is mogelijk om naast de standaard relaties zelf ook relaties aan te maken of van een standaard relatie je eigen relatie te maken, deze wijziging zal dan effect hebben op alle administraties die die stamgegevens delen.
Gebruik standaard BTW-codes - Bij het aanvinken van deze functie zullen er standaard BTW codes gebruikt worden (21%, 6%, 0%).
Gebruik standaard valutas - Bij het aanvinken van deze functie zal er een standaard valuta tabel gebruikt worden.
Stuur PDF mee in UBL - Het PDF bestand zal in de UBL bijgevoegd zijn. Dit is onderdeel van de UBL standaard en kan door diverse pakketten worden verwerkt (Voor ExpertM moet dit aan staan)
Gebruik referentie grootboekschema - Voor UBL administraties werken we met RGS (Referentie GrootboekSchema) waarmee je zelf kunt kiezen hoe uitgebreid je de grootboekrekeningen wilt hebben, je kunt zien wat deze niveaus betekenen in RGS2_0.xlsx
Niveaus van grootboekschema's:
- Niveau 0: Geen grootboekschema gebruiken
- Niveau 2: meest basale grootboekschema
- Niveau 3: Normale grootboekschema, te vergelijken met wat een boekhoudpakket als grootboekrekening zou voorstellen
- Niveau 4: Geavanceerd grootboekschema, 1000+ grootboekrekeningen
- Niveau 5: Meest specifieke grootboekschema, ~1300 grootboekrekeningen