Het aanmaken van een nieuwe administratie kan worden gedaan in Beheer -> Administraties. 


 

Met de knop Nieuwe Administratie kan vervolgens een nieuwe administratie worden aangemaakt.

 

 

 

Basis informatie

  • Klant - Dit is de klant waar de administratie onder valt. Dit kan een van je klanten of je eigen onderneming zijn. Als de klant waar de administratie bij hoort nog niet bestaat kun je deze met de knop "Nieuwe klant" hier meteen aanmaken. De indeling van administraties onder dezelfde klant is vooral voor externe gebruikers van belang.
    Meer informatie over de indeling van klanten is hier te vinden.
  • Administratienaam - De naam van de administratie.
  • E-mailadres - Het e-mailadres van de administratie. Dit e-mailadres moet uniek zijn en voldoen aan het vastgestelde masker dat al wordt voorgesteld. Het mailadres MOET altijd de toevoeging '.<klantnr>@dizzydata.nl' bevatten. In dit voorbeeld is het klantnummer 128, dus een geldig e-mailadres zou bijvoorbeeld kunnen zijn: demo.128@dizzydata.nl. Standaard wordt als e-mailadres het volgende voorgesteld: <administratienaam>.<klantnr>@dizzydata.nl
    • Het is mogelijk een eigen domein (klantnaam@eigendomein.nl) te gebruiken. Je richt dit dan zelf op je mailserver in en je stuurt facturen dan automatisch door. Op deze pagina staan diverse mogelijkheden voor de inrichting uitgelegd.



Stamgegevens
De stamgegevens zijn vooral van belang voor de herkenning van verkoopfacturen, omdat deze gegevens zullen worden genegeerd bij de herkenning.

  • Landcode - Dit is de landcode van de administratie, deze staat standaard ingesteld op Nederland.
  • Postcode - De postcode van de administratie. Deze is belangrijk om vals positieve herkenning van debiteuren te voorkomen.
  • KvK nummer - Het Kamer van Koophandel nummer van de administratie.
  • BTW nummer - Het BTW identificatienummer van de administratie.
  • IBAN-1 - Het rekeningnummer van de bankrekening behorende bij de administratie. Indien er meerdere rekeningnummers zijn kunnen deze met het plusje worden toegevoegd. Ook deze zijn voor de herkenning van belang. Het is goed om te weten dat alleen het eerstgenoemde IBAN nummer (de hoofdrekening) zal worden genegeerd bij de herkenning.



Administratie-instellingen

  • Masker voor crediteurcodes & Masker voor debiteurcodes  - Het masker waaraan de code van een nieuwe debiteur/crediteur moet voldoen. Deze instelling kan meestal leeg gelaten worden, maar is erg handig om een bereik van codes te specificeren als de standaard suggestie niet goed is. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat er vervuiling in de gebruikte codes is opgetreden. Zie ook de pagina Maskers op crediteur- en debiteurcode voor een uitgebreidere uitleg.
  • Dagboek inkoop & verkoop - De codes van het inkoop- en verkoopboek waar DizzyData naartoe moet boeken. Deze instelling is (behalve voor Cash) nodig om te kunnen boeken. Tip: De helpdesk kan instellen welke dagboeken bij nieuwe administraties worden gesuggereerd.
  • Verzamelrekening crediteuren & debiteuren - De debiteuren- en crediteurenrekening. Dit wordt de suggestie voor nieuwe relaties. Bij Exact Online worden deze rekeningen ook gebruikt als er op de relatie geen verzamelrekening staat.
  • Administratie vrijgesteld van BTW - Hiermee geef je aan dat een administratie niet BTW-plichtig is. DizzyData zal dan geen BTW-splitsing meer herkennen.



Instellingen boekingssuggesties

  • Standaard omschrijving inkoopboekingen & verkoopboekingen - De standaardomschrijving voor inkoopfacturen. Onze suggestie is [relatie]-[factuurnummer]. Deze instelling wordt genegeerd zodra op een debiteur- of crediteurkaart een standaard omschrijving wordt ingesteld. Uiteraard is iedere boeking uiteindelijk ook handmatig nog aan te passen.
    De volgende templates kunnen gebruikt worden (ook te zien door de muis boven de tekst 'Standaard omschrijving...' te houden):
    • [relatie]
    • [relatiecode]
    • [factuurnummer]
    • [factuurdatum]
    • [factuurmaand]
    • [periode]
  • Wijzig regelomschrijving mee met kopomschrijving - De boeking heeft een omschrijving per regel en ook een hoofd- (kop-) omschrijving. Tenzij er op de crediteur- of debiteur specifieke regelomschrijvingen staan, is de regelomschrijving een kopie van de kopomschrijving. Standaard zal de regelomschrijving bij een boeking niet direct meer mee veranderen met de kopomschrijving als die wordt aangepast. Met deze instelling wél.
    Tip: Als je op de crediteur- of debiteurkaart regelomschrijvingen instelt, dan is daar ook het template woord [kopomschrijving] beschikbaar. Die doet ongeveer hetzelfde als deze instelling, maar dan op de crediteurkaart.
  • Baseer periode verkoopfacturen op  - Stel in dat alle verkoopfacturen als periode suggestie een periode eerder of later dan de factuurdatum periode krijgen. Je kunt in het lijstje kiezen voor 'Factuurdatum', 'Factuurdatum plus' en 'Factuurdatum min'. Als je één van de laatste twee kiest, dan komt er nog een extra veld bij waarin je een aantal kunt aangeven, en of het gaat om dagen, maanden of perioden.
    Voor inkoopfacturen is dit een instelling per crediteur, dus op de crediteurkaart te vinden.
  • Voeg boekingsrapport toe aan geboekte facturen - Voeg een extra pagina toe aan geboekte facturen (tegelijk met de stempel). Deze pagina bevat de gemaakte boeking en (indien van toepassing) de fiatteringsworkflow met genoeg ruimte voor notities. Deze functie moet aan staan op het moment van boeken. De pagina is ook zichtbaar in de facturen die vanuit het boekhoudpakket worden geopend.
  • Plaats ontvangstdatum document in stempel - Hiermee wordt de datum van insturen naar DizzyData ook in de stempel gezet.



Notificaties

  • Stuur kopie ontvangstbevestiging naar- Als er facturen per e-mail worden ingestuurd, wordt standaard een ontvangstbevestiging teruggestuurd. Deze instelling stuurt ook een kopie daarvan naar het ingevulde adres. Eventueel kunnen er meerdere e-mailadressen worden ingevuld, gescheiden door komma's. Het kopie wordt ook verstuurd als de normale ontvangstbevestiging is uitgezet.
  • Stuur kopie ontvangstbevestiging enkel bij foutmeldingen -  Het kopie uit bovenstaande instelling wordt enkel verstuurd als er een foutmelding in staat.
  • Stuur geen ontvangstbevestiging naar afzender- Stuur geen ontvangstbevestigingen meer naar de afzender na het insturen van facturen per e-mail. Deze functie blokkeert het voor de hele administratie. Een soortgelijke instelling bestaat ook op gebruikers als enkel bepaalde gebruikers geen ontvangstbevestiging meer willen.
  • Stuur ontvangstbevestiging enkel bij foutmeldingen - Stuur geen ontvangstbevestiging meer tenzij er een foutmelding is. Omdat deze instelling en 'Stuur geen ontvangstbevestiging naar afzender' elkaar uitsluiten, is slechts één van de twee aan te vinken.



Geavanceerde instellingen

  • Sla sorteerscherm over - Wanneer DizzyData kan detecteren welke pagina's in een bestand samen een factuur vormen zal de factuur automatisch worden gesorteerd. Alle twijfelgevallen belanden alsnog in het sorteerscherm. 
  • Verkoopfacturen bestaan altijd uit een pagina - Als de verkoopfacturen altijd maar één pagina zijn, kunnen die met deze bevestiging direct gesorteerd worden (als dat niet vanzelf al goed gaat). Zelfs als er meerdere pagina's in het bestand zitten. Dit is puur een stukje extra informatie voor de functie 'Sla sorteerscherm over'. Zet deze functie dus niet aan als facturen soms toch meerdere pagina's hebben.
    Voor inkoopfacturen kan deze functie per crediteur worden ingesteld. Zodra 'Sla sorteerscherm over' aan staat is die instelling op de crediteurkaart te vinden.
  • Inkoopfacturen direct boeken - Automatisch boeken. Facturen die een sluitend voorstel hebben kunnen na het sorteren direct geboekt worden. Deze functie moet per crediteur worden aangezet. Met het aanzetten van deze functie wordt die instelling op de crediteurkaart geactiveerd. Daar kan ook eventueel nog een maximum bedrag aan het automatisch boeken worden gekoppeld.
    Tip: Als gebruikersinstelling bestaat ook de Bulkviewer. Dit is te zien als een tussenstap naar het volledig automatisch boeken. Wat in de bulkviewer geboekt kan worden, kan eventueel ook automatisch geboekt worden.
  • Verkoopfacturen direct boeken - Als met bovenstaande optie het automatisch boeken is aangezet, kan met deze instelling voor alle verkoopfacturen het automatisch boeken worden aangezet. Hier hoeft dus niet per debiteur bevestigd te worden dat de facturen automatisch geboekt mogen worden.
  • Schakel controle op afzender uit - Normaal mogen alleen gemachtigde gebruikers en crediteuren waarvan het e-mailadres is geregistreerd documenten insturen naar een administratie. Deze functie schakelt deze controle uit. Dit betekent dat iedereen mag insturen naar de administratie.



Na het opslaan van de administratie worden de rest van de instellingen zichtbaar.

 

Gekoppelde systemen

Hier wordt de koppeling met de administratie in het boekhoudpakket gemaakt.