In DizzyData kennen we het begrip 'klanten'. Een klant is een label waarmee je administraties en (externe) gebruikers kunt groeperen. In andere woorden: onder klanten vallen de administratie(s) van de klant en de eigen gebruikers (externe gebruikers) van die klant.
Bij het aanmaken van klanten en administraties is het belangrijk om te weten hoe de verhouding is tussen de klant, de administratie en de gebruikers.
Een klant is een soort verzamelmap waarin meerdere administraties (kunnen) zitten. Ook kunnen er externe gebruikers onder de klant vallen.
De administratie valt dus altijd onder een klant. De administraties zijn vaak gerelateerd (bijvoorbeeld van dezelfde ondernemer), maar staan technisch los van elkaar. Bij de indeling in DizzyData hoeft geen rekening gehouden te worden met hoe de administraties in een boekhoudpakket (of zelfs over boekhoudpakketten) zijn ingedeeld. Iedere administratie koppelt afzonderlijk.
Externe gebruikers zijn gebruikers van een klant (gedacht vanuit het oogpunt van een administratiekantoor). Ze vallen onder de klant en kunnen enkel rechten krijgen op administraties in diezelfde klant.
Interne gebruikers zijn aan de gehele DizzyData omgeving gekoppeld. Ze kunnen rechten krijgen op alle administraties, ongeacht de klant.
De interne en externe gebruikers en de bijbehorende rollen staan op de pagina Gebruikers nog verder uitgelegd.
Waar de indeling van belang is:
Bij het aanmaken van een administratie. Het eerste veld is gelijk de klant waar de administratie onder valt. Als dit de eerste administratie van een klant is kan de klant ook direct worden aangemaakt.
Bij het aanmaken van een externe gebruiker. De gebruikersomgeving is dan gelijk aan de klantnaam.
De indeling in DizzyData. Op het Dashboard zie je dus de klanten die aangemaakt zijn, en in het werkoverzicht de administraties die bij een gekozen klant horen. De indeling zorgt dus voor een goed overzicht.
Bij de mogelijkheid om documenten in het sorteerscherm naar een andere administratie te verplaatsen. Dit werkt enkel binnen dezelfde klant.
Wat doet de indeling in klanten?
Visueel:
Op het dashboard zie je de klanten die je hebt aangemaakt.
Als je een klant kiest zie je de administraties die gekoppeld zijn aan deze klant (in zowel het werkoverzicht als in het archief).
Voor de indeling van de (externe) gebruikers:
Een externe gebruiker kan alleen worden gemachtigd voor administraties die aan dezelfde klant zijn gekoppeld als deze gebruiker.
Een e-mailadres kan maar bij 1 gebruiker voorkomen. Als vanaf een e-mailadres naar meerdere administraties gestuurd moet kunnen worden, moeten deze dus aan dezelfde klant gekoppeld zijn.
Als een externe gebruiker rechten op meerdere administraties moet hebben (ook voor insturen), dan moeten deze administraties én de gebruiker dus onder dezelfde klant vallen!
Mogelijkheid om in het sorteerscherm documenten tussen verschillende administraties te kunnen verplaatsen.
Voorbeeld:
Eén van je klanten, Bouwbedrijf de Vries, heeft een Holding en 2 werkmaatschappijen.
Je maakt een klant aan, bijvoorbeeld 'de Vries Holding'.
Je kunt nu de administratie 'de Vries Holding' aanmaken en deze koppelen aan de klant 'de Vries Holding' die je zojuist hebt aangemaakt.
Vervolgens maak je de volgende administratie aan, 'de Vries Timmerwerken', en ook deze koppel je aan de klant 'de Vries Holding'.
Ditzelfde doe je ook voor de andere administratie ('de Vries Onderhoud').
Op het dashboard zie je de klant 'de Vries Holding' en als je deze aanklikt zie je de administratie voor de Holding en de 2 werkmaatschappijen. Je kunt vervolgens per administratie de facturen verwerken.