Voor Expert/M wordt in DizzyData de UBL2 export gebruikt.

 

Bij het aanmaken van een dossier moet wordt een koppeling met de UBL export gemaakt. Dit kan worden gerealiseerd bij het onderdeel "Gekoppelde systemen".

Na het aanmaken van de basisgegevens en het opslaan verschijnt onderstaand kader onder onder de knop Administratie opslaan:

 

Door op de knop  te drukken wordt er een pop-up geopend waar u de koppeling van uw keuze kunt selecteren. 

 

 

Kies in de geopende popup als systeem 'UBL'. Het kan zijn dat deze optie bij u hernoemt is naar Expert/M. Dit maakt geen verschil.

 

 

  • Stamgegevens delen: Het is mogelijk de gegevens van meerdere administraties/dossiers te delen. Op die manier hoeft u een nieuwe leverancier bijvoorbeeld maar in één administratie aan te maken. Kies in dat geval hier de naam van de eerder ingestelde stamgegevens set. Wilt u dit niet, of is dit het eerste dossier, dan kiest u 'Genereer nieuwe'. (Deze instelling werkt niet in combinatie met dossiers die met een ander boekhoudpakket zijn gekoppeld)

  • Stamgegevens omschrijving: De naam van de stamgegevens set. De suggestie is de naam van het dossier, maar u kunt een andere naam geven. Bijvoorbeeld: "Standaard stamgegevens"

  • Stamgegevens delen (2e veld): Hiermee kan een nieuwe stamgegevens set direct worden gekopieërd uit een bestaand dossier. Ze delen dan niet dezelfde set gegevens, maar u start met een kopie. Dit dossier mag wel met een ander boekhoudpakket zijn gekoppeld.

  • Verstuur naar: Dit is altijd Email. De download optie in het Archief om ook daar de UBL te downloaden is ook gewoon beschikbaar

  • Email adres: Na het boeken (en eventueel goedkeuren) van boekingen wordt de UBL naar dit adres gestuurd. Het is nodig een adres in te vullen, al mag deze fictief zijn (als u de UBL gewoon in het Archief wilt downloaden).

 

Na het opslaan kan enkel nog het e-mail adres gewijzigd worden. Dit is i.v.m. de koppeling aan een stamgegevens dataset waar het dossier mee werkt. Het is wel mogelijk om de koppeling te verwijderen en opnieuw aan te leggen. Dan is ook de eersder gebruikte stamgegevens dataset weer te kiezen.

 

UBL instellingen

 

Na het koppelen verschijnen er meer instellingen specifiek voor de UBL koppeling

 

  • Standaard betalingstermijn: Vul bij nieuwe leveranciers of klanten alvast een betalingstermijn (in dagen) in. Deze betalingstermijn bepaalt ook de vervaldatum. De betalingstermijn is per leverancier of klant aan te passen

  • Fiattering inkoopfacturen: Activeer de goedkeuringsmodule. Pas na goedkeuring wordt de UBL verzonden. Om dit verder te kunnen inrichten is het wel eerst nodig om minimaal een autorisatiegebruiker te hebben (of een gebruiker die tevens autorisatierechten heeft. Ook heeft u zelf de instelling 'Autorisatieregels wijzigen' nodig op uw eigen gebruiker.

  • Vervaldatum aanpassen bij het fiatteren: De vervaldatum van de boeking kan tijdens het goedkeuren worden aangepast (mits deze ook op de gebruiker aan staat)

  • Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm: In de viewer kan bij een boeking de goedkeuringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de goedkeuring worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de gelijknamige optie aan staat.

  • Grootboek aanpassen tijdens fiatteren: De grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen kunnen tijdens het goedkeuren worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.

  • Gebruik standaard relaties: (in ontwikkeling) Leveranciers en klanten kunnen op basis van een algemene lijst worden voorgesteld, wanneer deze niet in het dossier bekend zijn. Als deze relaties worden gewijzigd zal deze in de gebuikte stamgegevens dataset worden opgeslagen.

  • Gebruik standaard BTW-codes - Bij het aanvinken van deze functie zullen er standaard BTW codes gebruikt worden (21%, 6%, 0%)

  • Gebruik standaard valutas - Bij het aanvinken van deze functie zal er een standaard valuta tabel gebruikt worden

  • Stuur PDF mee in UBLZet deze aan voor Expert/M! Het PDF bestand zal in de UBL bijgevoegd zijn.

  • Gebruik referentie grootboekschema - Voor UBL administraties werken we met RGS (Referentie GrootboekSchema) waarmee u zelf kunt kiezen hoe uitgebreid u de grootboek rekeningen wilt hebben, u kunt zien wat deze niveaus betekenen in RGS2_0.xlsx
    Het is mogeljk voor support om een eigen Grootboekschema in te lezen. Kies dan niet deze optie, maar stuur een excel met naam en nummer per grootboek (en de naam van het dossier) naar support@dizzydata.be of support@dizzydata.nl

    • Niveaus van grootboekschemas

Niveau 0: Geen grootboekschema gebruiken

Niveau 2: meest basale grootboekschema

Niveau 3: Normale grootboekschema, te vergelijken met wat een boekhoudpakket als grootboekrekening zou voorstellen

Niveau 4: Geavanceerd grootboekschema, 1000+ grootboekrekeningen

Niveau 5: Meest specifieke grootboekschema, ~1300 grootboekrekeningen

 

 

Instellingen in Expert/M Plus

Voor het verwerken van de UBL bestande stelt u de bestandslocaties in.

 

Deze staan onder Configuratie -> Gekoppelde documenten.

 

 

Voorbeeld instellingen:

 

Tip: Via een diensten zoals ifttt.com of zapier.com is het mogelijk om per e-mail binnenkomende bijlagen op Outlook of GMail direct in Google Drive, Dropbox of OneDrive op te slaan. Koppelt u dit weer aan de juiste lokale map, dan hoeft u de UBL bestanden niet handmatig hier naartoe te slepen. (Vanwege de vele mogelijkheden en configuraties buiten de software van DizzyData kunnen wij hier geen support op leveren)