Bij het aanmaken van een administratie moet ook een koppeling worden gelegd met uw boekhoudprogramma. Dit kan worden gerealiseerd bij het onderdeel "Gekoppelde systemen"

 

Door op de knop  te drukken wordt er een pop-up geopend waar u de koppeling van uw keuze kunt selecteren. 

 

 

U kunt hier kiezen voor UBL om een koppeling te leggen via het sturen van een UBL bestand naar een emailadres.

 

Bij systeem kiest u voor Verstuur UBL waarna u een aantal opties krijgt

 

 

  1. Kies 'Genereer nieuwe' bij 'Stamgegevens' OF kies bestaande stamgegevens (Bij bestaande stamgegevens kunt u stappen overslaan tot stap 4)

    • 'Genereer nieuwe' houdt in dat er nieuwe stamgegevens gebruikt worden bij deze administratie. 

    • Als er hier bestaande stamgegevens geselecteerd worden dan worden alle gegevens (Relaties / BTW / Periode etc.) over alle administraties die die stamgegevens hebben gebruikt. Dit houdt in dat als in Administratie 1 een relatie wordt aangemaakt deze ook in Administratie 2 bestaat als deze dezelfde stamgegevens hebben.

  2. Vul 'Stamgegevens omschrijving'

  3. Kies een administratie om de stamgegevens uit te kopiëren of laat dit veld leeg

  4. Kies een methode bij 'Output UBL naar' (In dit geval enkel Email)

  5. Bij 'Email adres' wordt het adres ingestuurd waarnaar de boekingen als UBL gestuurd worden na het boeken (en eventueel fiattering)
    Als alternatief voor e-mail kunnen de UBL bestanden ook uit het archief gedownload worden. Het is echter wel nodig hier een e-mail adres in te vullen (al hoeft deze niet per se te bestaan)

 

UBL instellingen

 

Na het koppelen van uw UBL output kunt u een aantal specifieke instellingen doen voor uw administratie

 

  • Fiattering inkoopfacturen - Deze optie activeert de functionaliteit om gebruik te maken van de fiattering van inkoopfacturen. Deze optie moet ook aanstaan bij de gebruiker voordat deze kan fiatteren.

  • Vervaldatum aanpassen bij het fiatteren - Deze optie zorgt er voor dat u de vervaldatum van de boeking aan kunt passen tijdens de autorisatie

  • Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm - In de viewer kan bij een boeking de fiatteringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de fiattering worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de optie "Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm" is aangevinkt.

  • Grootboek aanpassen tijdens fiatteren - Tijdens het fiatteren mogen de grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.

  • Gebruik standaard relaties - Dit vinkje zorgt ervoor dat de standaard relaties die wij zelf aan zullen vullen gebruikt kunnen worden voor deze UBL administratie, het is mogelijk om naast de standaard relaties zelf ook relaties aan te maken of van een standaard relatie je eigen relatie te maken, deze wijziging zal dan effect hebben op alle administraties die die stamgegevens delen.

  • Gebruik standaard BTW-codes - Bij het aanvinken van deze functie zullen er standaard BTW codes gebruikt worden (21%, 6%, 0%)

  • Gebruik standaard valutas - Bij het aanvinken van deze functie zal er een standaard valuta tabel gebruikt worden

  • Stuur PDF mee in UBL - Het PDF bestand zal in de UBL bijgevoegd zijn. Dit is onderdeel van de UBL standaard en kan door diverse pakketten worden verwerkt (Voor ExpertM moet dit aan staan)

  • Gebruik referentie grootboekschema - Voor UBL administraties werken we met RGS (Referentie GrootboekSchema) waarmee u zelf kunt kiezen hoe uitgebreid u de grootboek rekeningen wilt hebben, u kunt zien wat deze niveaus betekenen in RGS2_0.xlsx

    • Niveaus van grootboekschemas

Niveau 0: Geen grootboekschema gebruiken

Niveau 2: meest basale grootboekschema

Niveau 3: Normale grootboekschema, te vergelijken met wat een boekhoudpakket als grootboekrekening zou voorstellen

Niveau 4: Geavanceerd grootboekschema, 1000+ grootboekrekeningen

Niveau 5: Meest specifieke grootboekschema, ~1300 grootboekrekeningen