Alle ingestuurde bestanden belanden uiteindelijk in het archief. Facturen en MT940 bank bestanden belanden hier nadat ze zijn doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Overige bestanden belanden hier direct in de categorie die in het sorteerscherm was gekozen.

 

  

Door op het sorteer icoon achter de kolom naam te klikken kan de volgorde worden bepaald waarin de facturen worden getoond.

 

 

Daarnaast is het ook mogelijk om de kolommen die getoond worden aan te passen

 

 

Door een kolom naam aan of uit te vinken zal deze worden getoond of weggelaten. De kolom bestandsnaam zal altijd worden getoond.

 

Er zijn meerdere manieren om te filteren welke gegevens worden getoond. Door in het eerste veld te klikken kan worden gefilterd op de periode. Dit kan zijn:

  • 1e of 2e half jaar
  • per kwartaal
  • per maand

 

 

Bij de optie zoek in kan worden gefilterd op:

  • Factuurnummer
  • Boekstuknummer
  • Relatie
  • Bedrag
  • Project
  • Grootboekrekening
  • Kostenplaats
  • In autorisatie
  • Afgekeurd

 

Vervolgens kan worden aangegeven of dit:

  • Gelijk aan (=) de ingestelde waarde moet zijn
  • Groter of gelijk aan (>=) de ingestelde waarde moet zijn
  • Kleiner of gelijk aan (<=) de ingestelde waarde moet zijn
  • Ongelijk aan (<>) de ingestelde waarde moet zijn
  • Tussen de ingestelde waarden moet zijn
  • Alle waarden moet zijn

 

Door op de knop zoeken te klikken zal het filter worden toegepast. Bij de opties "In autorisatie" en "Afgekeurd" zullen geen verdere selectie mogelijkheden worden getoond.

  

Als de factuur in het archief wordt aangeklikt, dan zal deze worden geopend en kan deze eventueel worden gedownload () of geprint (). Iedere afgehandelde factuur zal in de linker bovenhoek een boekingsstempel hebben, en aan de rechterkant, indien dit van toepassing is, een fiatteringsstempel. In de administratie-instellingen kan worden ingesteld dat er een rapport wordt toegevoegd aan de factuur in het archief. Hierin staat in het kort de boeking die naar het boekhoudprogramma is doorgestuurd.

 

 

 

Om meerdere documenten tegelijk te open (of printen) kan je deze voor de regel aanvinken en vervolgens kiezen voor 'open documenten' (om alle documenten te selecteren vink je het vakje bovenin naast bestandsnaam aan). De documenten worden dan vervolgens allemaal in één venster geopend en achterelkaar gezet zodat ze in één keer kunnen worden geprint of gedownload.

 

  

Als in de administratie wordt gewerkt met de optie fiattering, dan zal de factuur, na het verwerken in de inkoopviewer, naar het archief worden verplaatst. Als de factuur nog niet volledig is afgehandeld (en nog moet worden gefiatteerd) zal er een grijze punt achter de factuur staan. Als je met de muis hierover heen gaat, dan is te zien bij wie deze factuur staat te wachten (dit kunnen ook meerdere personen zijn).

 

 

Als een factuur (een eerste keer) afgekeurd wordt, dan zal deze in het archief een rode punt krijgen. De factuur staat op dit punt nog steeds in het werkoverzicht van de betrokken medewerker en deze kan hem alsnog goedkeuren of definitief afkeuren (waarna de factuur kan worden verwijderd).

 

 

Het is mogelijk om pagina's aan documenten in het archief toe te voegen. Dit kan worden gedaan via het plusje (). Daarnaast is het mogelijk om facturen uit het archief te verwijderen via het kruisje ().  Archief- en fiatteringsgebruikers hebben niet het recht om facturen te wissen. Voor verwerkingsgebruikers is dit optioneel uit te zetten via de optie "Gebruiker mag niet verwijderen in Archief" bij het onderhoud van de gebruiker. 

 

Het archief is vanuit het boekhoudprogramma te benaderen. Afhankelijk van het gekoppelde boekhoudprogramma kan dit een link zijn naar het archief of de gehele PDF.

  • In AccountView is dit een link in een notitie;
  • Naar Afas zijn er twee mogelijkheden, namelijk de link in een vrij tekstveld en/of de PDF in een Dossier Item;
  • In Cash is dit een link onder de PDF knop;
  • In Exact Online stuurt DizzyData bij het boeken de PDF zelf mee (zichtbaar onder de boeking);
  • In Twinfield is dit een link in een vrij tekstveld. In Twinfield moet eerst nog een instelling aangemaakt worden;
  • In UNIT4 moet er op de link geklikt worden bovenaan de gemaakte boeking.

  

MT940

MT-940 bank bestanden zullen net als boekingen gesorteerd en doorzoekbaar in het archief belanden. DizzyData zal bij openen een leesbare pdf genereren, leesbaar als een papieren bankafschrift.

 

Overige documenttypen

In het sorteerscherm zijn diverse documenttypen te kiezen waar DizzyData niets anders mee doet dan direct archiveren. Deze zullen op basis van de in het sorteerscherm gekozen (verplichte) datum naar jaartal worden gearchiveerd. In het archief zullen deze een door DizzyData gegenereerd nummer krijgen als naam. Met het potloodje () aan het einde van de regel kan de naam van het bestand worden aangepast.