Als de gegevens van de debiteuren en crediteuren compleet zijn zal de factuur in de viewer al het grootste deel van de gegevens voor je hebben ingevuld. Het blijft altijd zaak dit zorgvuldig te controleren.

 

 

Herkende gegevens

Dizzydata herkent veel gegevens automatisch, gegevens die herkent zijn van de factuur of die door instellingen in je administratie gevuld worden zijn altijd geel gemarkeerd.


Als een gegeven geel gemarkeerd is dan is het belangrijk om te controleren of deze gegevens goed staan alvorens je de relatie opslaat of de boeking verstuurt.

 

Als er een relatie gekoppeld wordt aan een boeking dan doen wij dat voornamelijk op KVK, BTW en IBAN gegevens, als er een gegeven op een herkende relatie staat wat niet op de factuur staat of de gegevens op de relatie al gebruikt worden op een andere relatie, dan wordt dit ook gemarkeerd door een oranje omranding, je kunt zien wat er precies mee aan de hand is door over het gegeven te gaan met je muis.


 

  • Datum: Dit is de (factuur)datum van de boeking. Als je het jaar van de boeking aanpast zal de boeking bij het verzenden naar het juiste boekjaar in je boekhoudsoftware worden gestuurd. Als de factuur als concept wordt opgeslagen (na het aanpassen van het jaar) zal de boeking uit de huidige viewer verdwijnen en worden verplaatst naar het tabblad van het jaar dat je hebt aangepast.

    • In Afas is de definitie van de datum afwijkend van de begrippen zoals ze in DizzyData worden gebruikt. De op de factuur vermelde datum zal in Afas terugkomen als 'boekstukdatum'

  • Periode: Dit is de periode zoals deze in het boekhoudprogramma is gedefinieerd.

    • Afas kent geen periodes maar maakt gebruik van het begrip datum boeking. Dit is de verwijzing naar de periode in Afas. De periode is bij een nieuwe boeking naar Afas niet aan te passen. Dit is een tweede actie en moet eerst worden aangezet op de boekingslayout. Om deze reden is het veld niet beschikbaar in de viewer in DizzyData.

  • Debiteur / Crediteur: Of de debiteur/crediteur goed is herkend is afhankelijk van de gegevens die voor deze relatie bekend zijn. Deze gegevens worden geïmporteerd vanuit het boekhoudprogramma maar kunnen ook in DizzyData worden aangemaakt of gewijzigd met het icoon. Met het icoon  zullen de boekingsregels (opnieuw) worden toegepast.

    • Kvk nummer: Dit is het KVK nummer van de herkende relatie of (als er geen relatie is herkend of de relatie geen KVK nummer heeft opgeslagen) het herkende KVK nummer van de factuur, als de factuur wordt verstuurd wordt dit gegeven opgeslagen op de relatie

    • BTW nummer: Dit is het BTW nummer van de herkende relatie of (als er geen relatie is herkend of de relatie geen BTW nummer heeft opgeslagen) het herkende BTW nummer van de factuur, als de factuur wordt verstuurd wordt dit gegeven opgeslagen op de relatie

    • IBAN/Bankrekening: Dit is de IBAN / Bankrekening van de herkende relatie of (als er geen relatie is herkend of de relatie geen IBAN/Bankrekening heeft opgeslagen) de herkende IBAN gegevens van de factuur, als de factuur wordt verstuurd wordt dit gegeven opgeslagen op de relatie

    • KVK nummer, BTW nummer en IBAN/Bankrekening zullen opgeslagen worden bij het maken van de boeking, het is dus zaak dat je er goed op let dat de gegevens correct zijn.

  • Factuurnummer: Dit is het nummer van factuur zoals deze te vinden is op de factuur.

    • In Afas zijn de begrippen boekstuknummer en factuurnummer omgekeerd ten opzichte van DizzyData. Wat in DizzyData factuurnummer heet is in Afas het boekstuknummer. Dit wordt binnen Afas ook wel 'Factuurnummer Crediteur' genoemd. Het factuurnummer in Afas is een volgnummer en wordt automatisch gegenereerd. In DizzyData is dit bekend als boekstuknummer.

  • Vervaldatum: Dit is de vervaldatum van de factuur. Deze zal indien de betalingstermijn bekend is worden berekend. Als de betalingstermijn niet bekend is zal deze (mits op de factuur vermeld) worden herkend. Als de betalingstermijn niet bekend is en de vervaldatum niet vermeld wordt op de factuur zal dit veld worden gevuld met de factuurdatum. 

  • Omschrijving: Dit is de omschrijving die je meegeeft aan de boeking. Je kunt hier kiezen voor een eigen gekozen omschrijving of gebruik maken van templates. Het standaard voorstel voor de omschrijving is het template [relatie] - [factuurnummer]. Deze kun je instellen bij Beheer - Administraties. De mogelijke waarden voor de templates zijn:

    • [relatie]

    • [relatiecode]

    • [factuurnummer]

    • [factuurdatum]

    • [factuurmaand]

    • [periode]

  • Betalingstermijn: De betalingstermijn kun je onderhouden in het boekhoudprogramma en zal worden geïmporteerd in DizzyData. De betalingstermijn wordt gebruikt voor het berekenen van de vervaldatum van de factuur.

  • Bedrag (incl. BTW): Dit is het factuurbedrag inclusief de BTW.

 

Detail regels

  • Grootboekrekening: Dit is de grootboekrekening waar op geboekt gaat worden

  • Kostenplaats: De kostenplaats behorende bij de boeking. Deze is optioneel aan te zetten bij het onderhoud van de administratie in Beheer

  • Project: Het project behorende bij de boeking. Deze is optioneel aan te zetten bij het onderhoud van de administratie in Beheer

  • BTW code: De BTW code die gebruikt wordt in de boeking. Deze wordt herleid op basis van de herkende BTW bedragen.

  • BTW bedrag: Het BTW bedrag zal worden herkend op de factuur. 

  • Omschrijving: De omschrijving van de boekingsregel. Als de optie kostenplaats en project niet zijn geactiveerd. In de omschrijving kunnen dezelfde templates worden gebruikt als in de omschrijving in de kopregel. Als in de instellingen van de administratie in Beheer de optie "Stel regelomschrijving gelijk aan kopomschrijving" aan staat zal als de kopomschrijving wordt aangepast dit worden overgenomen in de regelomschrijving

  • Boekingsregels bijwerken: Met dit vinkje zullen de boekingsregels van de gekozen crediteur worden aangepast naar voorbeeld van deze factuur (met uitzondering van het totaalbedrag).

  • Nu Verzenden: De knop ‘Nu verzenden’ verstuurt de factuur naar het boekhoudpakket (of naar de budgethouder als de fiattering is ingesteld voor deze administratie). Ook komt de pagina dan in het DizzyData archief.

  • Bewaar als concept: Dit past de factuur aan, maar laat hem in de Viewer staan. Er staat dan ook in de kolom ‘Openstaande boekingen’ een blauwe punt bij de status.  Op deze manier kun je de wijzigingen die je in de factuur hebt doorgevoerd (zoals bijvoorbeeld de uitsplitsing naar meerdere grootboekrekeningen, verschillende kostenplaatsen of projecten) worden opgeslagen maar wordt de boeking nog niet verstuurd naar het boekhoudprogramma. De conceptboekingen zijn herkenbaar aan het feit dat er in de lijst met boekingen een blauw puntje achter de boeking staat.

 

Bovenin het boekingsscherm vind je een aantal iconen. Hiermee kun je door de boekingen heen bladeren (vorige en volgende). De knop kan worden gebruikt om een factuur terug naar het sorteerscherm te plaatsen. Let op dat dit voor UBL facturen niet mogelijk is omdat deze nooit in het sorteerscherm terecht komen. Bij deze facturen zal de knop dan ook niet beschikbaar zijn. Met de knop  zal de factuur volledig worden gewist. Deze factuur is dan ook niet meer terug te halen en kan alleen opnieuw worden ingestuurd om deze alsnog als boeking te kunnen verwerken.

 

Boven het factuur voorbeeld staan ook een aantal iconen. Deze hebben geen invloed op de boeking maar alleen op het factuur voorbeeld. Met de knoppen kun je het voorbeeld in- en uitzoomen en naar een volledig scherm zetten. Met de knop kun je de tekst op de factuur selecteren door een met de ingedrukte muisknop over de tekst van jouw keuze te gaan. Deze tekst zal dan worden ingevuld in het actieve veld van het boekingsvoorstel. Het resultaat hiervan is volledig afhankelijk van de scan kwaliteit van de factuur. Het is dan ook belangrijk om het resultaat van het selecteren te controleren. Als de optie is uitgeschakeld (; het rode kader is grijs) kun je het voorbeeld verslepen. 

Bij facturen bestaande uit meer dan 1 pagina zullen er knoppen beschikbaar komen om door de pagina's te bladeren. Aan de getallen er achter kun je zien op welke pagina van de factuur je je nu bevindt ().