Het kan gebeuren dat een klant documenten naar een verkeerd e-mailadres stuurt. Daarom kunnen pagina’s in het sorteerscherm naar een andere administratie van dezelfde klant verplaatst worden. Dit zijn de administraties die je in het Werkoverzicht onder elkaar ziet staan. Controleer daarom goed of de documenten voor de huidige administratie bedoeld zijn. De huidige administratie staat links boven. Mocht een bestand toch naar de verkeerde administratie zijn gestuurd dan kun je deze verplaatsen door op  te klikken.


Controleren datum en documenttype 

De datum en het documenttype bepalen in welke vervolgstap de pagina’s belanden. Het datum veld zal roodgekleurd zijn als de datum meer dan 5 jaar in het verleden ligt. Oranje geeft aan dat de datum tussen de 1 en 5 jaar in het verleden óf in de toekomst  ligt. Door de muis boven een rood of oranje datumveld te houden is de oorzaak te zien. Doorgaans moet het veld wit zijn.


DizzyData zal proberen om het juiste documenttype voor je te herkennen. Het is echter wel belangrijk deze altijd te controleren. 

 

De beschikbare document typen zijn:

  • Niet-herkend

  • Inkoopfactuur

  • Aanmaning

  • Correspondentie belastingdienst

  • Bijlage

  • Creditcard afschrift

  • Verkoop factuur

  • CAF Klant - commercieel

  • CAF Klant - stamgegevens

  • CAF Overeenkomsten Financieel

  • CAF Overeenkomsten Algemeen

  • CAF Statuten

  • CAF Personeel, vast

  • Kasstaat

  • Declaraties - Personeel

  • Vrije Type 1

  • Vrije Type 2

  • Vrije Type 3

 

Inkoop- en verkoopfacturen zullen na het sorteren in de viewers inkoop- en verkoopfacturen belanden. De overige documenten zullen direct naar het archief worden verplaatst. Er zijn een 3-tal vrije types gedefinieerd voor document types die nu niet beschikbaar zijn. Deze kunnen voor je worden voorzien van een aangepaste naam zodat je deze kunt gebruiken voor documenten die nu niet beschikbaar zijn. Indien gewenst kan ook de naam van de andere types worden aangepast. Let er echter wel op dat deze types allemaal niet in de viewers zullen worden geplaatst en direct worden gearchiveerd.

 

Als je ook verkoopfacturen in de administratie verwerkt is het belangrijk dat bij het beheer van de administratie de gegevens zo compleet mogelijk gevuld zijn. De eigen gegevens zullen dan worden genegeerd als deze worden herkend op een factuur. De belangrijkste gegevens zijn:

- KvK nummer

- BTW nummer

- (eigen) postcode

- IBAN nummer