Voor het insturen van facturen naar DizzyData stel je normaal gezien e-mail adressen met het masker klantnaam.klantnummer@dizzydata.nl in. Om hiervoor eigen e-mail adressen in te richten, welke je weer aan de klanten kunt geven, zijn er diverse mogelijkheden. Dit richt je in bij je eigen e-mail provider. Omdat verschillende providers verschillende mogelijkheden, limieten en bijbehorende kosten kennen wordt op deze pagina een aantal mogelijkheden kort uitgelegd.




Een simpele forward



De meest simpele instelling is om alle e-mail die een klant instuurt één-op-één door te sturen naar een DizzyData e-mailadres. In bovenstaand voorbeeld maak je voor iedere klant een eigen inbox met bijbehorend e-mailadres aan bij je email hosting provider met een instelling om alles door te sturen. Omdat er per DizzyData administratie dus ook een e-mail inbox bij de e-mailprovider nodig is, is de kans groot dat je tegen limieten of kosten aanloopt. Bovenstaand voorbeeld is dan ook meer bedoeld als een basis om de volgende oplossingen beter te begrijpen.


Forward met filters



De meest gebruikte oplossing om je eigen e-mailadressen te kunnen instellen, is door één inbox aan te maken bij je e-mailprovider en hier meerdere aliassen aan te hangen. Al deze e-mailadressen komen dus in één box binnen en je kunt door middel van filters instellen dat ieder alias naar een bijbehorende DizzyData e-mailadres wordt doorgestuurd.


Forward met filter op afzender



Filters kunnen ook op andere manieren dan op 'aan'-adres bepalen wanneer ze van toepassing zijn. In dit voorbeeld is het op afzender. Zo kun je dus één eigen adres aan verschillende e-mailadressen laten doorsturen. Dit zou nuttig kunnen zijn als de aliassen beperkt zijn. Mogelijk kun je ook in plaats van een heel e-mailadres ook hele domeinen instellen. Dan is het bijvoorbeeld mogelijk om alle e-mail van @klantdomein.nl op facturen@domein.nl door te sturen naar klant.###@dizzydata.nl.

 

Enkele forward met meerdere aliassen



Bovenstaand voorbeeld laat DizzyData bepalen naar welke administratie een e-mail moet. Je hebt enkel één inbox, met één doorstuurinstelling nodig waar je alle klant e-mailadressen aan hangt. Diezelfde e-mailadressen stel je vervolgens ook in als inbox adres op de administratie in het DizzyData Beheer. Mocht het opslaan van zo'n e-mailadres niet lukken, dan kan de helpdesk dit achter de schermen activeren.


Om deze logica te laten werken, stel je bij het doorsturen van alle e-mail een niet bestaand @dizzydata.nl adres in. In bovenstaand voorbeeld is dit bestaatniet.uwklantnummer@dizzydata.nl. Dit zorgt er namelijk voor dat de e-mail bij DizzyData terecht komt. Omdat het adres niet bestaat zal DizzyData kijken naar welk adres de e-mail oorspronkelijk is verstuurd (dit staat ook in de broncode van de email). Dit adres wordt vervolgens bij een van je administraties gevonden.

 

Bovenstaande oplossingen zijn met Exchange i.c.m. Outlook wat ingewikkelder. Ten eerste moet in Exchange het bestaatniet.###@dizzydata.nl bekend zijn om naar te mogen doorsturen (anders doet het filter gewoon niets), al is dit mogelijk in zijn geheel vrij te geven. Dit speelt bij de meeste oplossingen op deze pagina. Daarnaast negeert Outlook, wanneer met Exchange gekoppeld, interne aliassen. Outlook weet wat het hoofdadres van de inbox is en stuurt altijd direct naar dat adres. Van buiten je domein of met een niet-Exchange koppeling van je e-mailprogramma (SMTP) is wel in te sturen. Dit speelt bij de 'Forward met filters' en 'Enkele forward met meerdere aliassen'. Met shared mailboxen per adres in plaats van aliassen is dit wel op te lossen. Neem hiervoor contact op met je Exchange specialist. Een makkelijkere oplossing is een gescheiden domein met eigen mailserver (zonder beperking op aantal aliassen), bijvoorbeeld @factuur-kantoor.nl.