Voor het insturen van facturen naar DizzyData stelt u normaal gezien e-mail adressen met het masker klantnaam.uwklantnummer@dizzydata.nl in. Om hiervoor eigen e-mail adressen in te richten, welke u weer aan uw klanten kunt geven, zijn er diverse mogelijkheden. Dit richt u in bij uw eigen e-mail provider. Omdat verschillende providers verschillende mogelijkheden, limieten en bijbehorende kosten kennen wordt op deze pagina een aantal mogelijkheden kort uitgelegd.




Een simpele forward



De meest simpele instelling is om alle e-mail die een klant instuurt één-op-één door te sturen naar een DizzyData e-mail adres. In bovenstaand voorbeeld maakt u voor iedere klant een eigen inbox met bijbehorend e-mail adres aan bij uw e-mail hosting provider met een instelling om alles door te sturen. Omdat er per DizzyData administratie dus ook een e-mail inbox bij uw e-mail provider nodig is, is de kans groot dat u tegen limieten of kosten aanloopt. Bovenstaand voorbeeld is dan ook meer bedoeld als een basis om de volgende oplossingen beter te begrijpen.


Forward met filters



De meest gebruikte oplossing on uw eigen e-mail adressen te kunnen instellen, is door één inbox aan te maken bij uw e-mail provider en hier meerdere aliassen aan te hangen. Al deze e-mail adressen komen dus in één box binnen en u kunt d.m.v. filters instellen dat ieder alias naar een bijbehorende DizzyData e-mail adres wordt doorgestuurd.


Forward met filter op afzender



Filters kunnen ook op andere manieren dan op 'aan' adres bepalen wanneer ze van toepassing zijn. In dit voorbeeld is het op afzender. Zo kunt u dus één eigen adres aan verschillende e-mail adressen laten doorsturen. Dit zou nuttig kunnen zijn als de aliassen beperkt zijn. Mogelijk kunt u ook in plaats van een heel e-mail adres ook hele domeinen instellen. Dan is het bijvoorbeeld mogelijk om alle e-mail van @klantdomein.nl op facturen@uwdomein.nl door te sturen naar klant.###@dizzydata.nl.

 

Enkele forward met meerdere aliassen



Bovenstaand voorbeeld laat DizzyData bepalen naar welke administratie een e-mail moet. U heeft enkel één inbox, met één doorsturinstelling nodig waar u alle klant e-mail adressen aan hangt. Diezelfde e-mail adressen stelt u vervolgens ook in als inbox adres op de administratie in het DizzyData Beheer. Mocht het opslaan van zo'n e-mail adres niet lukken, dan kan de helpesk dit achter de schermen activeren.

Om deze logica te laten werken, stelt u bij het doorsturen van alle e-mail een niet bestaand @dizzydata.nl adres in. In bovenstaand voorbeeld is dit bestaatniet.uwklantnummer@dizzydata.nl. Dit zorgt er namelijk voor dat de e-mail bij DizzyData terecht komt. Omdat het adres niet bestaat zal DizzyData kijken naar welk adres de e-mail oorspronkelijk is verstuurd (dit staat ook in de broncode van de email). Dit adres wordt vervolgens bij een van uw administraties gevonden.

 

Bovenstaande oplossingen zijn met Exchange i.c.m. Outlook wat ingewikkelder. Ten eerste moet in Exchange het bestaatniet.###@dizzydata.nl bekend zijn om naar te mogen doorsturen (anders doet het filter gewoon niets), al is dit mogelijk in zijn geheel vrij te geven. Dit speelt bij de meeste oplossingen op deze pagina. Daarnaast negeert Outlook, wanneer met Exchange gekoppeld, interne aliassen. Outlook weet wat het hoofdadres van de inbox is en stuurt altijd direct naar dat adres. Van buiten uw domein of met een niet-Exchange koppeling van uw e-mail programma (SMTP) is wel in te sturen. Dit speelt bij de 'Forward met filters' en 'Enkele forward met meerdere aliassen'. Met shared mailboxen per adres i.p.v. aliassen is dit wel op te lossen. Neem hiervoor contact op met uw Exchange specialist. Een makkelijkere oplossing is een gescheiden domein met eigen mailserver (zonder beperking op aantal aliassen), bijvoorbeeld @factuur-uwkantoor.nl.