Om met UNIT4 te kunnen koppelen is de Web API nodig (zowel voor Online als Offline UNIT4). UNIT4 kan dit voor je aanzetten.


Let op: Voor de koppeling met UNIT4 is het voorlopig nodig om op het domein https://my.newviews.nl in te loggen. Voor de verdere functionaliteiten is https://app.dizzydata.nl wél geschikt.
 

De koppeling met UNIT4 wordt gelegd in het Beheer, bij de administratie instellingen. Het kader 'Gekoppelde systemen' staat direct onder de knop 'Administratie opslaan' en zal bij een nieuwe administratie pas zichtbaar zijn als deze is opgeslagen.


Door op de knop  te drukken wordt er een pop-up geopend waar je het boekhoudpakket van jouw keuze kunt selecteren.  


 

Bij systeem kies je voor UNIT4 waarna je klikt op het refresh icoontje (  )  achter Gebruikersnaam. Er wordt een nieuw venster geopend met de inlogpagina van UNIT4.

 

 

Geef hier vervolgens de gebruikersnaam en wachtwoord van de UNIT4 omgeving (Inlog van de UNIT4 Multivers website) en van de UNIT4 gebruiker (Inlog in de Multivers applicate) waarmee wordt gekoppeld. Na het correct inloggen in UNIT4 Multivers kun je de administratie koppelen. Als alles goed is ingesteld wordt de regel bij administratiecode geel en kan de administratie worden gekoppeld door (een deel van) de naam in te typen in het vak administratiecode en vervolgens de gewenste administratie te kiezen. Als alles ingevuld is kun je op 'Opslaan' klikken om de koppeling te maken.


UNIT4 instellingen


Na het koppelen van UNIT4 kun je de specifieke instellingen voor UNIT4 instellen:



  • Standaard betalingstermijn inkoop & verkoop - Dit is een standaardcrediteur en debiteurinstelling om dit veld niet meer in te hoeven vullen bij het aanmaken van een nieuwe relatie als de betalingstermijn toch vaak hetzelfde is. Het blijft gewoon mogelijk de betalingstermijn per relatie aan te passen, dit is enkel een suggestie bij aanmaken. Als de administratie net gekoppeld is zijn de betalingstermijnen nog niet beschikbaar, omdat deze uit Exact worden opgehaald. Deze instelling kan op een later moment ingesteld worden.
  • Activeer kostenplaatsen - Met deze instelling maak je het mogelijk om bij het boeken gebruik te maken van kostenplaatsen.
  • Fiattering inkoopfacturen - Deze optie activeert de functionaliteit om gebruik te maken van de fiattering van inkoopfacturen. Deze optie moet ook aanstaan bij de gebruiker voordat deze kan fiatteren.
  • Vervaldatum aanpassen bij het fiatteren - Deze optie zorgt er voor dat je de vervaldatum van de boeking aan kunt passen tijdens de autorisatie
  • Fiatteerdatum bepaalt de periode - Door deze optie te selecteren kun je zorgen dat de periode bepaald wordt door de fiatteerdatum waardoor je nooit een factuur boekt in een gesloten periode omdat hij lang in autorisatie heeft gezeten.
  • Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm - In de viewer kan bij een boeking de fiatteringsgebruiker worden aangepast, waarbij de standaard regels voor de fiattering worden genegeerd. De optie zal alleen werken als ook bij de gebruiker de optie "Fiatteringsstroom aanpassen in boekingsscherm" is aangevinkt.
  • Grootboek aanpassen tijdens fiatteren - Tijdens het fiatteren mogen de grootboekrekeningen, projecten en kostenplaatsen worden aangepast. De optie moet ook bij de gebruiker worden aangezet om te werken.
  • Factuurnummer versturen als boekstuknummer bij verkoopfacturen - Bij verkoopfacturen kan het wenselijk zijn dat de boekstuknummers overeenkomen, bij het aanzetten van deze functie zal het boekstuknummer wat UNIT4 gebruikt gedicteerd worden door het factuurnummer. 

 

Overige punten van aandacht binnen UNIT4

  • Betalingscondities die geïmporteerd worden vanuit UNIT4 zijn voor DizzyData enkel betalingsperiodes. Wij boeken niet de betalingskortingen en werken enkel met het 'Dagen 2' veld in UNIT4.
  • Een relatie die verwijderd wordt uit UNIT4 Multivers zal na een synchronisatie ook verwijderd worden uit DizzyData, maar als je een relatie in UNIT4 op passief zet, dan zal hij nog geïmporteerd worden in DizzyData (Boeken op deze relatie zal een foutmelding geven vanuit UNIT4).
  • Als nieuwe crediteuren niet aangemaakt worden, kan het zijn dat de landcodes in UNIT4 niet volgens de ISO "ALPHA-2" standaard zijn (landcodes hier bestaan enkel uit 2 letters. Deze instelling staat in UNIT4 onder Onderhoud -> Algemene gegevens -> Basisgegevens -> tabblad landen. Hier zijn de landcodes gewoon handmatig in de ISO kolom aan te passen.